Rola biura rachunkowego w Własnej Firmie

Biuro rachunkowe może obecnie otworzyć każdy. Brak jest wymagań prawnych, koniecznych do spełnienia przy zakładaniu i prowadzeniu go. Od początku musisz mieć pewność czy możesz zaufać danej firmie i czy dopilnuje wszelkich kwestii wynikających z zawiłych przepisów prawa.

Przedsiębiorca nie jest zobowiązany do posiadania specjalistycznej wiedzy w zakresie księgowości. Ale dla dobrego prosperowania firmy powinien zwrócić szczególną uwagę na wybór właściwego biura rachunkowego.

Jak sprawdzić czy dobrze trafiliśmy?

Poniżej podstawowe pytania, które trzeba zadać, aby sprawdzić poziom kompetencji księgowych i jakość obsługi klienta. Zwróć uwagę, że biuro rachunkowe szanujące zarówno swoją markę jak i samego klienta nie powinno stwarzać jakichkolwiek problemów z udzielaniem odpowiedzi.

1. Pierwsze i kluczowe pytanie – czy biuro rachunkowe jest zarządzane przez osoby posiadające odpowiednie kompetencje?

Poproś o dokument potwierdzający odpowiednie uprawnienia (np. rewident, doradca podatkowy, obsługa ksiąg rachunkowych) i doświadczenie. Może to być certyfikat, wpis na listę biegłych lub doradców podatkowych, dyplom ukończenia studiów podyplomowych, CV itd. Ma to być dokument, który potwierdzi to, że masz do czynienia z profesjonalistą.

2. Jakie doświadczenie posiadają osoby pracujące w biurze?

Dowiedz się więcej o samym biurze i właścicielu z Internetu, social mediów, KRS. Porozmawiaj z nim nt. organizacji obsługi księgowej Twojej działalności. Zapytaj o staż i doświadczenie zatrudnionych przez niego osób.

3. Czy biuro rachunkowe przejmuje odpowiedzialność za księgi Własnej Firmy?

Poproś o szkic umowy. Powinna ona jasno określać zakres odpowiedzialności. W tej materii nie ma miejsca na niedomówienia. Wówczas w razie ewentualnych błędów, będziesz miał pisemne potwierdzenie, niezbędne przy egzekwowaniu ich naprawy.

Jest to bardzo szerokie zagadnienie i zagrożone szczególnie istotnym #ryzykiem w przypadku podmiotów podlegających ustawie o rachunkowości, o czym będziemy pisać w kolejnych wpisach na blogu.

Jeśli Twoja Firma posiada obowiązek sporządzania sprawozdania finansowego, spytaj czy biuro rachunkowe podpisuje się pod sprawozdaniem, jako podmiot odpowiedzialny za prowadzenie ksiąg.

4. Czy biuro rachunkowe posiada ważne ubezpieczenie?

Jeśli tak, to czy posiada także ubezpieczenie od rażących zaniedbań i braku dochowania staranności?

Część biur rachunkowych posiada obowiązek wykupienia ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej ze względu na zakres prowadzonej działalności. Jest to jednak ubezpieczenie podstawowe, które może okazać się niewystarczające.

Niestety zdarzają się takie sytuacje, w których księgowi, nawet mimo dobrej woli, popełnią błąd. Może to być błąd popełniony nieświadomie, który będzie skutkował np. obowiązkiem dopłaty dużej kwoty podatku za kilka lat wstecz wraz z zaległymi odsetkami. Biuro posiadające odpowiednio rozszerzony zakres ubezpieczenia, będzie mogło pokryć wszelkie straty związane z tym błędem. Poproś o kopię polisy i zweryfikuj zakres ubezpieczenia.

5. Co wchodzi w skład oferowanej usługi?

Z reguły biura rachunkowe za dodatkowe usługi, poza normalnymi, bieżącymi obowiązkami, pobierają opłaty. Ważne natomiast, żebyś wiedział już na początku, czego się spodziewać. Nie należy oczekiwać kompleksowej obsługi i usług dodatkowych za 100 zł miesięcznie. Jeżeli biuro tak deklaruje, warto się przyjrzeć dokładnie jego działalności.

Zapytaj się o:

  • Dokładną listę czynności, które biuro będzie dla Ciebie wykonywać w ramach oferowanej ceny.
  • Cennik wszystkich usług. Sprawdź, za co będziesz płacić dodatkowo.
  • Dokładne wyjaśnienie, jakie czynności wchodzą w skład oferowanych usług.
  • Przebieg całego procesu – od księgowania danego dokumentu np. faktury do złożenia deklaracji, czy też sporządzenie sprawozdania finansowego (jeśli takowe potrzebujesz).
  • Dodatkowe opłaty za wystawienie ekstra dokumentów, np. duplikatu faktury.
  • Wyjaśnienie, czy biuro sporządzi bilans i rachunek zysków i strat w razie potrzeby, np. celem przedłożenia do banku, jeżeli będziesz ubiegał się o kredyt. Jaka jest cena usługi?

6. Czy osoby zarządzające i pracownicy biorą regularnie udział w merytorycznych szkoleniach?

Jeśli nie, to w jaki sposób aktualizują swoją wiedzę?

Przepisy księgowe i podatkowe, bardzo szybko się zmieniają. Praca biura rachunkowego powinna być zorganizowana tak, aby pracownicy mieli możliwość stałego doszkalania się. Niestety, często nie ma na to miejsca i pieniędzy. Osoby, które powinny być ekspertami w swojej dziedzinie, nie zawsze mają dostęp do aktualizacji zagadnień.

Przeprowadź rozmowę z właścicielem biura na ten temat. Powinieneś się dowiedzieć jaki system szkoleniowy wdrożył, z jakich portali branżowych korzysta albo czy należy do zawodowych stowarzyszeń lub organizacji.

Czy to nie za wiele do zrobienia?

Może Ci się wydawać, że pytań jest dużo, a to jeszcze nie koniec. Będziemy omawiać dodatkowe aspekty, takie jak szybkość pracy biura i zastosowanie nowoczesnych narzędzi. Niemniej powierzenie własnych finansów to poważna kwestia, którą trzeba dokładnie rozważyć, aby uniknąć późniejszych problemów i rozczarowań. Pamiętaj, że zatrudniasz partnera, który przez długi czas będzie Ci towarzyszył przy prowadzeniu Twojego biznesu. Musi być to biuro, którego jesteś pewien.

Być może nie wszystko o czym piszemy jest dla Ciebie jasne. Jednak informacje zawarte
w postach pozwolą Ci samemu ocenić czy odpowiedzi biur rachunkowych są rzetelne, klarowne
i konkretne, czy też wymijające.

Upewnij się, że finanse Twojej firmy będą w dobrych rękach i przeczytaj kolejny post w tym temacie!

Pobierz listę w postaci infografiki, która pozwoli Ci szybko sprawdzić wszystkie ważne informacje, o które należy zapytać przy wyborze biura rachunkowego. Zapisz w telefonie i miej zawsze przy sobie!
A już w kolejnym wpisie udostępnimy drugą część infografiki.

0 komentarzy:

Dodaj komentarz

Chcesz się przyłączyć do dyskusji?
Feel free to contribute!

Dodaj komentarz

Policz, czy nie jesteś pod kreską!

Znam historię pewnego przedsiębiorcy, który najpierw zainwestował swoje oszczędności, a potem finansował się głównie linią w rachunku bieżącym. Wystawiał dużo faktur sprzedaży, obroty rosły, nowe zamówienia napływały. Co roku odnawiał tę linię kredytową, jednak za każdym razem był zmuszony zwiększać jej limit.

Hello