Każdy przedsiębiorca poszukujący biura rachunkowego dla własnej firmy zastanawia się „Jak to zrobić?”, „Na co zwrócić uwagę?”, „Czy mogę zaufać?”, czy też „Czy moje księgi będą prowadzone rzetelnie?”. Są to uzasadnione dylematy. Jeśli czytasz ten post, zapewne sam je posiadasz. Dziś pokażemy Ci, czym się kierować przy wyborze biura, a także czego unikać.
Temat wyboru biura rachunkowego jest bardzo szeroki, dlatego podzieliliśmy go na części:
- Pierwsza seria wpisów będzie omawiać podstawowe aspekty, na które należy zwrócić uwagę przed rozpoczęciem współpracy z danym biurem.
- W kolejnej serii zastanowimy się, jakie są dostępne na rynku rozwiązania, aby firma, którą wybierzesz, zapewniła Ci stały dostęp do Twoich danych księgowych.
- Zastanowimy się również, w jakich sytuacjach sprawdzają się obecnie często reklamowane narzędzia do samodzielnej obsługi księgowości.
Zebraliśmy dla Ciebie 15 podstawowych pytań, na które powinieneś uzyskać odpowiedzi, aby dokonać właściwego wyboru biura rachunkowego i uniknąć problemów w przyszłości. W dzisiejszym poście omawiamy pierwsze 6 pytań. Kolejne ukażą się w części drugiej.
Rola biura rachunkowego w Własnej Firmie
Biuro rachunkowe może obecnie otworzyć każdy. Brak jest wymagań prawnych, koniecznych do spełnienia przy zakładaniu i prowadzeniu go. Od początku musisz mieć pewność czy możesz zaufać danej firmie i czy dopilnuje wszelkich kwestii wynikających z zawiłych przepisów prawa.
Przedsiębiorca nie jest zobowiązany do posiadania specjalistycznej wiedzy w zakresie księgowości. Ale dla dobrego prosperowania firmy powinien zwrócić szczególną uwagę na wybór właściwego biura rachunkowego.
Jak sprawdzić czy dobrze trafiliśmy?
Poniżej podstawowe pytania, które trzeba zadać, aby sprawdzić poziom kompetencji księgowych i jakość obsługi klienta. Zwróć uwagę, że biuro rachunkowe szanujące zarówno swoją markę jak i samego klienta nie powinno stwarzać jakichkolwiek problemów z udzielaniem odpowiedzi.
1. Pierwsze i kluczowe pytanie – czy biuro rachunkowe jest zarządzane przez osoby posiadające odpowiednie kompetencje?
Poproś o dokument potwierdzający odpowiednie uprawnienia (np. rewident, doradca podatkowy, obsługa ksiąg rachunkowych) i doświadczenie. Może to być certyfikat, wpis na listę biegłych lub doradców podatkowych, dyplom ukończenia studiów podyplomowych, CV itd. Ma to być dokument, który potwierdzi to, że masz do czynienia z profesjonalistą.
2. Jakie doświadczenie posiadają osoby pracujące w biurze?
Dowiedz się więcej o samym biurze i właścicielu z Internetu, social mediów, KRS. Porozmawiaj z nim nt. organizacji obsługi księgowej Twojej działalności. Zapytaj o staż i doświadczenie zatrudnionych przez niego osób.
3. Czy biuro rachunkowe przejmuje odpowiedzialność za księgi Własnej Firmy?
Poproś o szkic umowy. Powinna ona jasno określać zakres odpowiedzialności. W tej materii nie ma miejsca na niedomówienia. Wówczas w razie ewentualnych błędów, będziesz miał pisemne potwierdzenie, niezbędne przy egzekwowaniu ich naprawy.
| Jest to bardzo szerokie zagadnienie i zagrożone szczególnie istotnym #ryzykiem w przypadku podmiotów podlegających ustawie o rachunkowości, o czym będziemy pisać w kolejnych wpisach na blogu. |
|---|
Jeśli Twoja Firma posiada obowiązek sporządzania sprawozdania finansowego, spytaj czy biuro rachunkowe podpisuje się pod sprawozdaniem, jako podmiot odpowiedzialny za prowadzenie ksiąg.
4. Czy biuro rachunkowe posiada ważne ubezpieczenie?
Jeśli tak, to czy posiada także ubezpieczenie od rażących zaniedbań i braku dochowania staranności?
Część biur rachunkowych posiada obowiązek wykupienia ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej ze względu na zakres prowadzonej działalności. Jest to jednak ubezpieczenie podstawowe, które może okazać się niewystarczające.
Niestety zdarzają się takie sytuacje, w których księgowi, nawet mimo dobrej woli, popełnią błąd. Może to być błąd popełniony nieświadomie, który będzie skutkował np. obowiązkiem dopłaty dużej kwoty podatku za kilka lat wstecz wraz z zaległymi odsetkami. Biuro posiadające odpowiednio rozszerzony zakres ubezpieczenia, będzie mogło pokryć wszelkie straty związane z tym błędem. Poproś o kopię polisy i zweryfikuj zakres ubezpieczenia.
5. Co wchodzi w skład oferowanej usługi?
Z reguły biura rachunkowe za dodatkowe usługi, poza normalnymi, bieżącymi obowiązkami, pobierają opłaty. Ważne natomiast, żebyś wiedział już na początku, czego się spodziewać. Nie należy oczekiwać kompleksowej obsługi i usług dodatkowych za 100 zł miesięcznie. Jeżeli biuro tak deklaruje, warto się przyjrzeć dokładnie jego działalności.
Zapytaj się o:
- Dokładną listę czynności, które biuro będzie dla Ciebie wykonywać w ramach oferowanej ceny.
- Cennik wszystkich usług. Sprawdź, za co będziesz płacić dodatkowo.
- Dokładne wyjaśnienie, jakie czynności wchodzą w skład oferowanych usług.
- Przebieg całego procesu – od księgowania danego dokumentu np. faktury do złożenia deklaracji, czy też sporządzenie sprawozdania finansowego (jeśli takowe potrzebujesz).
- Dodatkowe opłaty za wystawienie ekstra dokumentów, np. duplikatu faktury.
- Wyjaśnienie, czy biuro sporządzi bilans i rachunek zysków i strat w razie potrzeby, np. celem przedłożenia do banku, jeżeli będziesz ubiegał się o kredyt. Jaka jest cena usługi?
6. Czy osoby zarządzające i pracownicy biorą regularnie udział w merytorycznych szkoleniach?
Jeśli nie, to w jaki sposób aktualizują swoją wiedzę?
Przepisy księgowe i podatkowe, bardzo szybko się zmieniają. Praca biura rachunkowego powinna być zorganizowana tak, aby pracownicy mieli możliwość stałego doszkalania się. Niestety, często nie ma na to miejsca i pieniędzy. Osoby, które powinny być ekspertami w swojej dziedzinie, nie zawsze mają dostęp do aktualizacji zagadnień.
Przeprowadź rozmowę z właścicielem biura na ten temat. Powinieneś się dowiedzieć jaki system szkoleniowy wdrożył, z jakich portali branżowych korzysta albo czy należy do zawodowych stowarzyszeń lub organizacji.
Czy to nie za wiele do zrobienia?
Może Ci się wydawać, że pytań jest dużo, a to jeszcze nie koniec. Będziemy omawiać dodatkowe aspekty, takie jak szybkość pracy biura i zastosowanie nowoczesnych narzędzi. Niemniej powierzenie własnych finansów to poważna kwestia, którą trzeba dokładnie rozważyć, aby uniknąć późniejszych problemów i rozczarowań. Pamiętaj, że zatrudniasz partnera, który przez długi czas będzie Ci towarzyszył przy prowadzeniu Twojego biznesu. Musi być to biuro, którego jesteś pewien.
Być może nie wszystko o czym piszemy jest dla Ciebie jasne. Jednak informacje zawarte
w postach pozwolą Ci samemu ocenić czy odpowiedzi biur rachunkowych są rzetelne, klarowne
i konkretne, czy też wymijające.
Upewnij się, że finanse Twojej firmy będą w dobrych rękach i przeczytaj kolejny post w tym temacie!
Bardzo pomocne porady, po skorzystaniu z nich można być pewnym że finansę w dobrych rękach
Great post!
Artykuł jest niezwykle pomocny dla przedsiębiorców, którzy zastanawiają się, jak znaleźć odpowiednie biuro rachunkowe dla swojej firmy. Wybór biura rachunkowego to decyzja kluczowa dla każdego przedsiębiorcy, ponieważ ma bezpośredni wpływ na prawidłowość prowadzenia księgowości oraz zgodność z przepisami prawa podatkowego.
Artykuł to świetny i praktyczny przewodnik dla przedsiębiorców szukających odpowiedniego biura rachunkowego. Autor w tekście nie tylko prezentuje czynniki, które należy uwzględnić przy selekcji biura rachunkowego, ale także podkreśla, jak ważne jest dostosowanie wyboru do indywidualnych potrzeb firmy. To podejście zdecydowanie podnosi wartość artykułu, ponieważ każda firma ma swoje unikalne wymagania i oczekiwania w zakresie obsługi księgowej. Gratulujemy.