Szybkość pozyskiwania informacji finansowych ma ogromne znaczenie dla decyzji biznesowych w obliczu zmieniającej się sytuacji rynkowej.
Z tego powodu, termin przygotowania dziennych, tygodniowych oraz miesięcznych danych finansowych, przesuwa się znacząco, aby właściciele i szczebel kierowniczy otrzymywali informacje finansowe w jak najszybszym możliwym terminie.

Posty omawiające tematykę współpracy z biurem rachunkowym

Pamiętacie nasze posty o tym, jak wybrać #biurorachunkowe? Dziś kontynuujemy temat – zajmiemy się światem #digital. Pokażemy Ci, jakie dodatkowe aspekty można rozważyć, aby zapewnić sobie sprytny
i szybki dostęp do danych księgowych TWF.

Jeśli nie pamiętasz naszych wcześniejszych postów na temat wyboru biura rachunkowego dla TWF koniecznie je przeczytaj:

1) Jak wybrać biuro rachunkowe dla TWF? Cz.1

2) Jak wybrać biuro rachunkowe dla TWF? Cz. 2

Dlaczego szybki dostęp do informacji jest ważny?

Długotrwałe oczekiwanie na zaksięgowanie dokumentów może znacząco utrudniać podejmowanie kluczowych decyzji dotyczących przyszłości i rozwoju TWF.

Świat wokół nas zmienia się szybko i nieustannie, co ma kluczowy wpływ nie tylko na kierunki rozwoju biznesu, ale i również na jego organizację oraz zarządzanie. Tym, co musi Cię wspierać jest bieżący dostęp
do danych księgowych, które przetworzone na odpowiednie raporty stają się podstawą do podejmowania kluczowych decyzji determinujących dalsze losy TWF.

W firmach, które posiadają wewnętrzną księgowość najczęściej istnieje duża elastyczność w zakresie ustalenia szybkości księgowania dokumentów i sporządzania raportów podsumowujących. W przypadku obsługi przez biuro rachunkowe trzeba sprawdzić jak długo trzeba czekać na podsumowanie danego miesiąca, aby uniknąć sytuacji, w których część istotnych informacji nie spływa na bieżąco, a co za tym idzie trzeba sporządzać własne analizy i rejestry dokumentów, aby na bieżąco monitorować dane finansowe.

Czy sprawdzasz na bieżąco czy klient Ci zapłacił?

Czy wiesz, że biuro rachunkowe może dostarczyć Ci do tego potrzebne dane?

Weryfikacja spływu należności, czyli bieżące sprawdzanie, który kontrahent i ile Ci zapłacił, a który jeszcze jest winien Ci pieniądze, jest typowym przykładem powtarzania tych samych czynności przez biuro rachunkowe i właściciela TWF. Często dzieje się tak w firmach, które posiadają krótkie terminy płatności, ponieważ moment, w którym faktury oraz wyciągi bankowe księgowane są przez biuro rachunkowe, odbiega od terminu płatności. Innymi słowy biuro księgowe jeszcze nie zdąży zaksięgować dokumentów,
a termin płatności już minął i w trosce o własną płynność powinieneś skontaktować się z kontrahentem.

W sytuacji, gdy księgowanie odbywa się na bieżąco, wyciągi bankowe są rejestrowane codziennie, każdego dnia z systemu księgowego możemy ściągnąć odpowiedni raport, który pokaże nam, który kontrahent zapłacił, a który jeszcze nie. Jest to bardzo istotny aspekt, gdyż prawidłowe zarządzanie płynnością firmy jest jednym z najważniejszych czynników, który może ją ustrzec przed poważnymi problemami.

Powinniśmy dążyć do znalezienia biura rachunkowego, który nadąży za błyskawicznie zmieniającym się światem, dostarczy bieżących informacji i będzie w stanie nie tylko dopilnować obowiązków narzuconych przez prawo, ale stanie się partnerem biznesowym wspierającym TWF w podejmowaniu decyzji.

Elektroniczne faktury VAT – Przykład

Obecnie wprowadzonych jest już wiele ułatwień, które pomagają przyśpieszyć proces księgowania,
jak na przykład #fakturyelektroniczne. Można wymienić wiele korzyści z korzystania z faktur elektronicznych, są to na przykład:

• szybkość dostarczenia – nie trzeba pojawiać się ze stosem dokumentów papierowych w biurze rachunkowym osobiście;
• eliminacja dokumentacji papierowej;
• możliwość wykorzystania ich w bankowości online;
• wspomaganie tak zwanego procesu elektronicznego obiegu dokumentów, gdzie dany dokument trafia do firmy, jest rejestrowany i może być od razu zaakceptowany przez upoważnioną do tego osobę,
  a tym samym szybko zaksięgowany.

O co należy zadbać, aby nawiązać współpracę z biurem rachunkowym, które będzie w stanie księgować nasze dokumenty na bieżąco tak, abyśmy byli w stanie podejmować decyzje na bazie aktualnych, rzeczywistych danych?

Poniżej podsumowanie kilku aspektów, na które należy zwrócić szczególną uwagę.

O czym możesz pomyśleć?

1. Ile czasu zajmuje księgowanie dokumentu po dostarczeniu go do biura?

Dokumenty powinny być księgowane na bieżąco, co umożliwia zebranie aktualnych informacji, szczególnie w kontekście zarządzania przepływami pieniężnymi, czyli gotówką, którą mamy na koncie bankowym, czy też w kasie.

2. Czy biuro posiada narzędzie, które w razie potrzeby umożliwia przejście faktury przez szybki proces aprobaty?

W przypadku mikro działalności lub działalności jednoosobowych faktury są ściśle kontrolowane przez właścicieli. W momencie, gdy zwiększamy zatrudnienie i oddajemy część obowiązków związanych z administrowaniem i przetwarzaniem dokumentów w ręce pracowników, dokumenty muszą trafić na przykład do właściciela, aby je zatwierdził, zanim zostaną zaksięgowane. Proces ten często stanowi wąskie gardło. Mobilne narzędzie, które posiada odpowiednią funkcję umożliwia na przykład otrzymanie faktury na telefon i zaaprobowanie jej, poprzez szybkie kliknięcie, a następnie przesłanie jej do biura rachunkowego.

3. Możliwość dostępu 24 godziny na dobę do danych finansowo – księgowych oraz kadrowo – płacowych.

Dzięki temu w każdym momencie będziemy mogli sprawdzić finanse naszej firmy. Dane kadrowo-płacowe często są przetrzymywane w odrębnych systemach, dlatego jeśli zależy nam na sprawnym dostępie do nich powinniśmy o to zapytać.

4. Możliwość generowania danych, o których mowa powyżej w formacie PDF lub Excel.

Możliwość zastosowania formatu Excel powinna być codziennością, gdyż ciężko jest analizować dane, których nie można edytować.

5. Dostęp do narzędzia umożliwiającego fakturowanie oraz automatyczne księgowanie do systemu finansowo – księgowego, a jeśli to nie jest możliwe, przynajmniej możliwość automatycznego przesyłania dokumentów do biura rachunkowego.

Wystawianie faktur razem z automatycznym księgowaniem znacząco przyśpiesza rejestrowanie danych. Jeśli nie ma takiej możliwości zapytaj, w jaki sposób elektronicznie możesz przekazywać zarejestrowaną sprzedaż, aby wymagało to jak najmniej czasu i zaangażowania po obu stronach.

6. Dostęp do nowoczesnego oprogramowania lub odpowiedniego miejsca, które umożliwiałoby sprawną i uporządkowaną wymianę dokumentów.

W praktyce, przy pracy nad dokumentami elektronicznymi przesyłanie e-maili może powodować chaos
ze względu na ilość wymiany dokumentów, dlatego też posiadanie odpowiedniego narzędzia może pozwolić na uniknięcie wielu negatywnych sytuacji.

7. Dostęp do danych finansowo – księgowych z poziomu telefonu lub tableta.

Obecnie istnieją rozwiązania technologiczne, które pozwalają na szybkie przetwarzanie danych na bieżąco, razem z udostępnianiem ich użytkownikom w formie odpowiednich raportów, czy też dashboardów.

8. Dostęp do elektronicznych deklaracji, razem z odpowiednimi raportami wskazującymi, na jakiej podstawie dana deklaracja była sporządzona.

Możliwość prześledzenia, jakie dane zostały ujęte w danej deklaracji jest niezbędna dla ustalenia jej poprawności. W przypadku, gdy deklaracja jest generowana przez system, który umożliwia sprawdzenie jakie pozycje, np. faktury zostały uwzględnione, możemy zobaczyć, co zostało rozliczone przez biuro rachunkowe.

9. Możliwośc integracji systemu finansowo – księgowego z oprogramowaniem klienta, co umożliwia bieżącą wymianę danych.

Niektóre systemy powalają na przygotowanie tak zwanej „paczki danych”, która może zostać zaimportowana do systemu finansowo -księgowego, a tym samym w sprawny sposób zaksięgowana.

10. Możliwość realizacji płatności bezpośrednio do dostawców, tak aby proces był maksymalnie ułatwiony dla właścicieli
i osób zarządzających.

Zarządzaniem płatnościami najczęściej zajmują się firmy, ponieważ jeszcze nie są to procesy na tyle zautomatyzowane, aby wyeliminować ryzyka, które mogą pojawić się po drodze. Spytaj jednak czy biuro rachunkowe posiada narzędzia usprawniające ten proces.

11. Możliwość konfiguracji raportów zgodnie z indywidualnymi potrzebami klientów.

O raportach, które mogą być sporządzane na potrzeby zarządzania finansami i monitorowania danych księgowych będziemy pisać w kolejnych postach. Na tym etapie pamiętaj, aby zapytać, jakie zestawienia biuro rachunkowe może Ci przedstawić i porozmawiaj o tym, do jakich celów możesz je wykorzystać.

W obecnym nieustanie zmieniającym się środowisku bieżące dane księgowe są niezbędne, a w pozyskaniu ich mogą nas wspierać nowoczesne rozwiązania technologiczne, które są już oferowane przez wiele podmiotów na rynku. Świat #digital jest blisko nas.

Jeszcze do niedawna nowoczesne rozwiązania były dostępne jedynie dla dużych przedsiębiorstw posiadających ogromne budżety. Obecnie wiele innowacyjnych technologii charakteryzuje się łatwą dostępnością.

Księgowość internetowa, jak i programy samodzielnie odczytujące dokumenty dostępne są dla każdego dzięki możliwości rozliczania się, poprzez kupno abonamentu, który dostosowany jest nawet do działalności jednoosobowych.

Czy możliwe jest samodzielne prowadzenie księgowości TWF w oparciu o powszechnie reklamowane narzędzia bez udziału doświadczonej księgowej? W kolejnych wpisach na blogu poruszymy również ten aspekt.

Tymczasem, zgodnie z naszymi obietnicami już za tydzień przedstawimy Ci drugą ankietę – ANKIETA PYTAŃ DODATKOWYCH, która zawiera poruszone powyżej tematy w formie pytań. Podobnie, jak zaoferowaną wcześniej ANKIETĘ PYTAŃ PODSTAWOWYCH, możesz ją wysłać do biura rachunkowego
i uzyskać odpowiedzi, które pomogą Ci podjąć właściwą decyzję odnośnie do wyboru biura rachunkowego dla TWF.

Jeśli chcesz kompleksowo przeanalizować temat wyboru biura rachunkowego dla TWF zaproponujemy Ci kompleksowy FORMULARZ, który zawiera wszystkie omawiane aspekty i łączy w sobie ANKIETĘ PYTAŃ PODSTAWOWYCH I ANKIETĘ PYTAŃ DODATKOWYCH, a dodatkowo posiada funkcję naliczenia punktacji za udzielone odpowiedzi, dzięki której szybko podejmiesz decyzję.

Koniecznie do nas wróć 🙂