Jaka jest sytuacja finansowa Twojej Własnej Firmy?
W 2018 roku byliśmy świadkami wielu zmian legislacyjnych dotykających obszaru podatków i księgowości. Obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego w formie elektronicznej i złożenia go do #krsonline był jedną z nich. Jak radzisz sobie z tą zmianą? Czy napotkałeś trudności? W dzisiejszym poście przekazujemy Ci nasze dotychczasowe doświadczenia, jakie zdobyłyśmy w trakcie pracy
z naszymi klientami. Mamy nadzieję, że będą one dla Ciebie pomocne.
Jesteśmy obecnie w okresie sporządzania sprawozdań finansowych. Nie wszystkim firmom udało się zdążyć
z tym zadaniem do 31 marca. Nic dziwnego, zmian wokół nas jest dużo. Sprawozdanie finansowe w nowym formacie to niejednokrotnie konieczność włączenia w proces działu IT, nie wspominając już o konieczności zdobycia #podpisówelektronicznych, czy też #ePUAP. Przebrnięcie przez ten proces po raz pierwszy przypomina często spacer po ciemnym lesie, dlatego przeczytaj ten post, aby rozjaśnić sobie drogę korzystając z wiedzy, którą my dotychczas zdobyłyśmy.
![](https://static.wixstatic.com/media/3660b797a48b4401948dd686a7c625db.jpg/v1/fit/w_1000,h_1000,al_c,q_80/file.png)
Po co wymyślono elektroniczne sprawozdanie finansowe?
Nie wymaga komentarza stwierdzenie, że wymyślono je po to, aby posiadać łatwiejszy dostęp do danych finansowych przedsiębiorstw. Niewątpliwie szybki dostęp on-line do danych finansowych w dzisiejszych czasach jest bardzo dużym atutem. Znacznie poprawi to przejrzystość działalności przedsiębiorstw, dlatego pomimo pojawiających się trudności w przeprowadzeniu tego procesu po raz pierwszy, jesteśmy pewne,
że to rozwiązanie z pewnością przyniesie korzyści w przyszłości.
Dla określonych w #UstawieoRachunkowości grup przedsiębiorstw wpisanych do rejestru przedsiębiorców ustawodawca przewidział jednolitą strukturę logiczną, dzięki czemu sprawozdania finansowe będą łatwo porównywalne. Bilans, rachunek zysków i strat, zestawienie zmian w kapitale własnym, rachunek przepływów pieniężnych oraz informacje o podatku dochodowym, należy wpisać w tę strukturę. Informacje dodatkowe do sprawozdania finansowego nadal sporządza się w osobnym pliku oraz załącza najczęściej
w formie dokumentu pdf. Na naszym blogu znajdziesz szablon do stworzenia informacji dodatkowej zarówna dla jednostki mikro jak i małej.
Czy Ty możesz na tym skorzystać w prowadzeniu Twojej Własnej Firmy?
Oczywiście. Jeśli chcesz zobaczyć w jakiej kondycji są Twoi kontrahenci, czy warto z nimi nawiązać współpracę lub jak radzi sobie Twoja konkurencja możesz sprawdzić ich sprawozdania finansowe.
Wystarczy, że wejdziesz na stronę #krs >> https://ekrs.ms.gov.pl/web/wyszukiwarka-krs i wpiszesz w pole „NAZWA”, na przykład nazwę kontrahenta, którego chcesz sprawdzić. Pokażą Ci się podmioty zarejestrowane w #krs, wybierz tego, którego szukasz i skopiuj jego numer KRS.
Następnie, przejdź na stronę przeglądarki dokumentów finansowych >> https://ekrs.ms.gov.pl/rdf/pd/search_df , wpisz skopiowany wcześniej numer w odpowiednie pole #wyszukiwarkakrs, po kliknięciu przycisku SZUKAJ, pokażą Ci się dokumenty finansowe kontrahenta.
Dotyczy to tylko podmiotów zarejestrowanych w #krs.
Na naszym blogu będziemy podpowiadać Ci, jak czytać sprawozdania finansowe, aby wyczytać z nich istotne informacje. Dzisiaj podzielimy się naszymi obserwacjami zdobytymi przy sporządzaniu e-sprawozdań zdobytymi podczas pracy z klientami.
Z jakimi wątpliwościami i problemami zetknęłyśmy się dotychczas?
Zebrałyśmy je w formie listy, ale zanim do niej przejdziemy, chciałyśmy Ci przekazać, że Ministerstwo Finansów przygotowało szereg informacji, które są dostępne na stronie >> https://www.podatki.gov.pl/e-sprawozdania-finansowe/. Znajduje się tam także zestaw pytań i odpowiedzi >> https://www.podatki.gov.pl/e-sprawozdania-finansowe/pytania-i-odpowiedzi/ . Na moment pisania tego posta jest ich aż ponad 70. Jeżeli masz jakąś wątpliwość, w pierwszej kolejności skorzystaj z podpowiedzi Ministerstwa Finansów.
Naszym celem nie jest opisywanie wszystkich wymogów formalnych, które wiążą się z elektronicznym sprawozdaniem, ale zebranie praktycznych wskazówek, aby proces ten był dla Ciebie łatwiejszy:
![](https://static.wixstatic.com/media/bac33ca29066470f8a381e78baccce66.png/v1/fit/w_1000,h_1000,al_c,q_80/file.png)
1. Jaki podpis?
Sprawozdanie finansowe może być opatrzone #kwalifikowanympodpisemelektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym #ePUAP.
W przypadku podpisu elektronicznego ważne jest tutaj słówko „KWALIFIKOWANY”, które definiuje podpis spełniający określone wymogi. Spotkałyśmy się z przypadkami, gdzie członkowie zarządu posiadali podpisy elektroniczne niekwalifikowane. Trzeba pamiętać, że podpisem niekwalifikowanym nie można opatrzyć sprawozdania finansowego zgodnie z polskimi wymogami.
Pojawiały się też wątpliwości czy podpis #ePUAP zostanie zaakceptowany przez bramkę #krs, natomiast obecnie wiemy już, że nie ma z nim problemów technicznych, które pojawiały się wcześniej.
Jak podpisać dokument elektroniczny przez #ePUAP możesz dowiedzieć się tutaj:
2. Czy jest ważne jaki wybieramy rodzaj kwalifikowanego podpisu elektronicznego?
Okazuje się, że w pewnych przypadkach tak. Sprawozdanie finansowe w formacie XML może być opatrzone podpisem wewnętrznym lub zewnętrznym. Pomimo tego, spotkałyśmy się z sytuacją, gdzie podpis wewnętrzny zmodyfikował strukturę pliku XML i spowodował, że sprawozdanie to nie przeszło poprawnej weryfikacji, ponieważ nie było zgodne z wymaganym schematem.
Dostawca narzędzia do konwersji na format XML doradził zmianę z podpisu wewnętrznego na zewnętrzny, co rozwiązało problem.
Czekamy na Twoje doświadczenia w tym obszarze. Czy spotkałeś się z tym, że podpis zmodyfikował strukturę?
![](https://static.wixstatic.com/media/9520a89cdec04817a5f64d448b35dbb1.png/v1/fit/w_1000,h_1000,al_c,q_80/file.png)
3. Co jeśli po podpisaniu sprawozdania pojawia się kilka plików?
Dzieje się tak w przypadku zastosowania #kwalifikowanegopodpisuelektronicznego zewnętrznego. W takim przypadku powstaje kilka plików – jeden XML ze sprawozdaniem finansowym oraz osobne pliki lub jeden osobny plik z podpisami poszczególnych osób. W zależności od zastosowanego rozwiązania technologicznego każdy podpis może znajdować się w osobnym pliku, więc powstanie ich tyle, ile osób podpisujących się lub wszystkie podpisy mogą być zebrane w jednym pliku.
Są to rozwiązanie dopuszczalne i nie powinny stanowić problemu przy składaniu #sprawozdania do #krs.
4. Co jeśli część osób podpisuje sprawozdanie za pomocą #ePUAP, a część za pomocą #kwalifikowanegopodpisuelektronicznego?
W tym przypadku należy zachować odpowiednią kolejność, aby bramka #krs nie odrzuciła sprawozdania. Rekomendowane jest, aby najpierw podpis złożyły osoby, które podpisują się profilem #ePUAP, a dopiero
w dalszej kolejności osoby podpisujące się #kwalifikowanympodpisemelektronicznym.
Powstaje wątpliwość czy zarząd może podpisać sprawozdanie przed osobą sporządzającą, natomiast
z powodu wyżej wspomnianego problemu technicznego może się tak zdarzyć niezależnie od tego, jakie jest rozwiązanie wspomnianego dylematu.
5. Jak sprawdzić, czy podpis jest prawidłowy?
W dokumencie pdf kwestia jest prosta – plik pdf powinien sam nam pokazać, czy podpis jest prawidłowy czy nie.
Jeśli chcemy sprawdzić czy podpisany plik XML posiada prawidłowy podpis możemy skorzystać z walidatora podpisów na stronie #ePUAP >> https://www.epuap.gov.pl/wps/portal/strefa-urzednika/inne-systemy/walidator.
#Kwalifikowanypodpiselektroniczny można także zweryfikować za pomocą oprogramowania do składania kwalifikowanych podpisów elektronicznych. W aplikacji, z której my korzystamy jest okienko „WERYFIKOWANIE”. Można tam załączyć plik, który chcemy sprawdzić i po kliknieciu przycisku „WERYFIKUJ” otrzymamać informację czy podpisy są poprawne czy nie.
![](https://static.wixstatic.com/media/33e4c8fc5b5b4807ba0fdca02d9fcef0.png/v1/fit/w_1000,h_1000,al_c,q_80/file.png)
6. Co jeśli mój pdf nie weryfikuje dokumentu?
Jest to często kwestia samego oprogramowania,
a nie błędnego podpisu. Skontaktuj się, więc
z osobą z IT, aby pomogła Ci ten problem naprawić.
Czasem wystarczy samo zapisanie pliku na dysku, czasem jest to kwestia kliknięcia odpowiedniego przycisku w pdf, a niekiedy należy dodać certyfikat podpisu do podpisów zaufanych.
7. Członkowie zarządu pochodzą spoza Polski. Czy muszą złożyć podpisy?
Ograniczona dostępność członków zarządu nie zwalnia ich z obowiązku złożenia podpisu pod polskim #sprawozdaniem. Z praktyki wiemy, że zdobycie podpisów dla takich osób jest często ogromnym wyzwaniem.
Niestety, niejednokrotnie trzeba wyciągnąć najcięższe działa, aby uświadomić ich, jakie osobiste sankcje grożą im w Polsce za niedopełnienie obowiązków związanych ze sprawozdaniem finansowym.
Ułatwieniem może okazać się możliwość zastosowania #kwalifikowanegopodpisuelektronicznego, wydanego na terenie Unii Europejskiej, który zagraniczni członkowie zarządu mogą już posiadać.
![](https://static.wixstatic.com/media/4e16b734bd644fbd814ac38049646865.png/v1/fit/w_600,h_600,al_c,q_80/file.png)
8. Członkowie zarządu nie mają kwalifikowanych podpisów elektronicznych, ani profilu ePUAP i nie chcą się zaangażować w ich zdobycie?
Jak wspomniałyśmy powyżej – uświadom ich
w pierwszej kolejności, jakie sankcje grożą za niezłożenie #sprawozdania lub za opóźnienie jego złożenia.
Poproś prawnika, aby pomógł Ci zdobyć dla członków zarządu niezbędne podpisy lub profil. Z pewnością podpowie Ci, co zrobić, żeby zminimalizować zaangażowanie członków zarządu.
Jeśli Twoja firma jest badana poproś także #biegłegorewidenta o wsparcie w rozmowie z członkami zarządu.
9. Problem z organizacją procesu podpisywania sprawozdań finansowych. Co zrobić?
Po pierwsze, poinformuj odpowiednie osoby o tym, że członkowie zarządu będą musieli złożyć podpisy. Może to być informacja przekazana bezpośrednio członkowi zarządu, ale i asystentce lub osobie, która blisko z danym członkiem zarządu pracuje i mogłaby Ci pomóc.
Po drugie, zarezerwuj członkom zarządu czas w kalendarzu, najlepiej rano. Ponownie podkreślamy, że ważna jest informacja, że obecnie proces podpisywania sprawozdania finansowego wygląda inaczej i jak do każdej ważnej zmiany muszą się do tego przygotować. Wyjaśnij im dokładnie, co będą musieli zrobić.
Pamiętaj, że członkami zarządu są często osoby nie związane z księgowością i podatkami. To dla nich także nowość. Jasna, bezpośrednia komunikacja z pewnością pomoże Ci przejść bezboleśnie przez ten proces.
10. Mój program przeprowadził poprawną weryfikację – czy coś jeszcze może pójść źle?
Niestety, tutaj mamy złą wiadomość, ponieważ okazuje się, że tak. Pomimo, że narzędzie do sporządzenia sprawozdania finansowego w formacie XML pokaże pozytywny wynik weryfikacji, późniejsze porównanie
z wymaganą strukturą w formacie XSD może wykazać błędy, chociażby na
przykład ze względu na nieprawidłowe złożenie #kwalifikowanegopodpisuelektronicznego.
Jak się przed tym ustrzec?
W internecie można znaleźć strony, na których można porównać plik XML do wymaganej struktury, czyli pliku XSD. Obecnie jest to nam jedyny, znany sposób weryfikacji poza zastosowanym narzędziem.
![](https://static.wixstatic.com/media/45216814135f448dae6e986f51f4fb82.png/v1/fit/w_1000,h_1000,al_c,q_80/file.png)
11. Co ze sprawozdaniem z działalności jednostki?
Sprawozdanie z działalności jednostki także powinno być podpisane #kwalifikowanympodpisemelektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym #ePUAP. W przypadku sprawozdania
z działalności jednostki nie ma natomiast zmian w zakresie struktury. Ze względu na możliwość zablokowania edycji rekomendujemy, aby zostało ono przygotowane i podpisane w formacie PDF.
12. Co z opinią biegłego rewidenta?
Opinia biegłego rewidenta nosi obecnie nazwę „Sprawozdanie niezależnego biegłego rewidenta z badania”
i także jest już sporządzana i podpisywana przez biegłego rewidenta elektronicznie.
13. Co należy zrobić, gdy wszystko jest gotowe?
Gdy podpiszesz już wszystkie dokumenty, nie drukuj ich. Sprawozdanie w formie papierowej już nie istnieje. Co najwyżej możesz zrobić jego wydruk dla siebie lub dla osób, które Cię o to poproszą.
Od teraz sprawozdanie finansowe będziesz przekazywał w formie elektronicznej na nośniku danych lub poprzez stronę internetową.
Zatem, aby złożyć sprawozdanie finansowe do KRS, należy je wysłać poprzez stronę internetową >>> https://ekrs.ms.gov.pl/rdf/rd/.
![](https://static.wixstatic.com/media/7c15938d2dda4927a9266c9634f8293c.png/v1/fit/w_1000,h_144,al_c,q_80/file.png)
Masz już #esprawozdanie? Świetnie, przed Tobą złożenie odpowiednich dokumentów do #krsonline.
Pamiętaj, żeby Twój plik miał ograniczoną liczbę znaków i nie zawierał polskich liter.
Koniecznie daj nam znać, jak Ci poszło!
Liczymy na to, że w komentarzach podzielicie się z nami Waszymi doświadczeniami. Może ktoś miał już taki sam problem, jak Wy i już wie jak go rozwiązać?
Powodzenia!
K&K
Przeczytaj o tym, jak możesz częściowo finansować swoją działalność podatkiem VAT!
Dodaj komentarz
Chcesz się przyłączyć do dyskusji?Feel free to contribute!