Zakładając, że posiadasz już swoją listę ryzyk, przyszedł czas na to, by je uporządkować, posegregować – ocenić. Zidentyfikowanie kluczowych ryzyk pomoże Ci skoncentrować się na tym, co jest naprawdę ważne dla Twojego biznesu. Co więcej, zaoszczędzisz czas zajmując się tymi zagadnieniami, które w pierwszej kolejności powinny przykuć Twoją uwagę, ograniczając czas poświęcony na mniej ważne ryzyka.

Sama forma, w jakiej przedstawisz priorytetowe i mniej istotne zagrożenia, może być przeróżna – lista, wykres, grafika. Trudniejsze jednak okazuje się określenie tych priorytetów. Jak się za to zabrać? Podpowiadamy w dalszej części posta.

Wiesz już, dlaczego identyfikacja #ryzyka TWF jest tak ważna. Opowiadałyśmy Ci o tym w ostatnim poście (Co możesz zrobić, aby zrealizować cele TWF?). Zaproponowałyśmy Ci również narzędzie, które umożliwiło identyfikację ryzyk specyficznych dla TWF (Narzędzie do identyfikacji ryzyk). Podejrzewamy, że lista jest długa. Mamy zatem punkt wyjścia do dalszej analizy. Zidentyfikowanie ryzyka daje nam szansę na ustosunkowanie się do niego i zaplanowanie odpowiedniej reakcji na nie. De facto, daje nam szansę na uniknięcie tego ryzyka, co w konsekwencji przyczyni się do realizacji #celów TWF.

Jak zidentyfikować najważniejsze ryzyka TWF?

Czasem Ci się wydaje, że najgroźniejsza jest dla Ciebie utrata kluczowego klienta, z którym współpracujesz od dawna i z którym zrealizowałeś wspólnie niejeden projekt. Zabiegasz zatem o tę współpracę, często inwestując dużo środków i czasu. Oferujesz rabaty, promocje, usługi lub produkty gratisowe. Jesteś zmobilizowany, by obsłużyć tego konkretnego klienta na najwyższym poziomie. Angażujesz się w utrzymanie tej relacji biznesowej, bo często chcesz posiadać dużą ilość klientów. Duża ilość klientów powinna bowiem przełożyć się na coraz większe zyski. Ale czy zawsze?

Dbanie o klientów to dobry kierunek. To jedno z ważniejszych zadań w obszarze sprzedaży i marketingu TWF. Jednak jak często się zastanawiasz, czy sprzedaż generowana z tym konkretnym klientem jest rentowna? Czyli innymi słowy, ile ja właściwie zarobiłem na transakcjach z tym klientem, biorąc pod uwagę zarówno nakłady finansowe, jak i zainwestowany czas (o tym bardzo często zapominamy, a przecież „czas to pieniądz” jak mawiają niektórzy)? Może jest tak, że ten zysk wcale nie jest duży w porównaniu do wyników generowanych z innymi klientami. Albo wręcz sprzedaż do tego klienta przynosi straty.

Duże prawdopodobieństwo, mały wpływ

O ile prawdopodobieństwo utraty klienta na skutek nieprawidłowej obsługi zlecenia, zarówno na etapie sprzedaży jak i postępowania reklamacyjnego, z reguły każdy potrafi sam szybko oszacować (nawet więcej niż pewne, że niezadowolony klient do Ciebie już nie powróci, o ile nie będzie miał takiej konieczności), to już znaczenie tego zdarzenia dla działalności TWF wcale nie musi być tak intuicyjne. Paradoksalnie, rozmiar tego zdarzenia, tzn. utraty kontraktu z dotychczasowym klientem, może nie mieć żadnego większego negatywnego wpływu na TWF, bo ostatecznie okazało się, że był on nierentowny. Może się więc okazać, że wyniki TWF się poprawią.

Pozornie groźne wydarzenia (tzn. z dużym prawdopodobieństwem wystąpienia), okazują się czasem nie mieć w efekcie istotnego negatywnego wpływu na TWF.

Małe prawdopodobieństwo, duży wpływ

Czasem też nie reagujemy na bardzo poważne w skutkach zagrożenia (np. nie ubezpieczamy swojego majątku na wypadek kradzieży bądź zniszczenia na skutek klęsk żywiołowych), choć konsekwencje finansowe utraty środków wykorzystywanych do produkcji czy świadczenia Twoich usług są zazwyczaj ogromne. Gdy utracisz środki pracy (komputer, maszynę, zapasy itd.), nie będziesz przecież w stanie dostarczyć usługi czy wytworzyć produktu, czyli realizować sprzedaży.

Żyjemy w przekonaniu, że takie zdarzenia występują bardzo rzadko (a jak już występują to na pewno zdarzają się wszystkim, tylko nie mi!).

Z jednej strony rozmiar konsekwencji byłby olbrzymi, jednak prawdopodobieństwo ich zdarzenia – niskie.

Reasumując, wysoce prawdopodobne zdarzenia, transakcje o negatywnych konsekwencjach, mogą mieć znikomy wpływ na działalność TWF, natomiast teoretycznie mało prawdopodobne zdarzenia mogą znacznie zwiększać #ryzyko Twojej działalności. Dzieje się tak dlatego, że na ostateczną ocenę ryzyka mają wpływ dwie zmienne: prawdopodobieństwo jego wystąpienia oraz, nie mniej ważny, jego zasięg.

Dopiero iloczyn tych dwóch czynników da Ci odpowiedź na pytanie, jaki jest poziom konkretnego ryzyka. Inaczej mówiąc, jak ważne jest dane ryzyko dla TWF. A jak to się przekłada na praktykę?

Ustalenie poziomu ryzyka

Aby ustalić poziom ryzyka należy wykonać dwa podstawowe kroki:

Krok 1)

W odniesieniu do każdego zidentyfikowanego ryzyka należy się zastanowić, jakie jest prawdopodobieństwo jego wystąpienia (np. od 1 do 5, gdzie 5 oznacza bardzo duże prawdopodobieństwo lub od 0 do 100%).

Krok 2)

Z drugiej strony, należy się zastanowić nad jego wpływem. W tym kroku należy określić przede wszystkim finansowe konsekwencje wystąpienia danego ryzyka. Nawet jak się pozornie wydaje, że nie ma ono żadnych finansowych skutków, to i tak na koniec przekłada się ono na liczby (ryzyko utraty reputacji w konsekwencji przekłada się na zmianę poziomu sprzedaży i w efekcie zmianę zysku).

Wracając do ustalenia poziomu wpływu ryzyka, można je określić kwotowo (np. 100 zł, 5 000 zł, 30 000 zł), opisowo (np. duże, średnie, małe) lub na skali (np. od 1 do 5). Jednak najbardziej przydatne okazuje się połączenie tych modeli, np.:

• ryzyko ma duży lub bardzo duży wpływ (poziom 5), gdy finansowe konsekwencje danego zdarzenia przewyższają 100% zysku netto (czyli są wyższe niż średni wynik finansowy TWF)
• ryzyko ma bardzo niski wpływ (poziom 1), gdy te konsekwencje są poniżej 10% tego wyniku (lub innej przyjętej miary).

W praktyce często się używa formy tabelarycznej do określenia poziomów ryzyka, gdzie wartości w tabeli to poziom ryzyka wyrażony punktowo, będący iloczynem poziomu prawdopodobieństwa (kolumny) i poziomu wpływu (wiersze).

Po wykonaniu tej analizy otrzymamy mapę ryzyka, gdzie każde ryzyko będzie miało przypisany określony poziom.

Przykład – ocena ryzyka

Ryzyko z prawdopodobieństwem na poziomie 3 (np. średnie prawdopodobieństwo, że nie dotrzymasz terminu dostawy), którego konsekwencje są na poziomie 5 (wpływ na wynik na skutek otrzymanych kar jest wyższy niż 100%, czyli więcej niż zysk TWF) ma poziom 15 – ryzyko wysokie.

Natomiast dla tego samego ryzyka, przy tym samym prawdopodobieństwie wystąpienia, jeżeli wpływ na wynik jest poniżej 10% (poziom 1), jego poziom wynosi już tylko 3, czyli ryzyko jest ocenione jako niskie.

Jaki stąd wniosek? Przy ocenie ryzyka równie ważne jak prawdopodobieństwo jego wystąpienia, są konsekwencje finansowe (wpływ). To jak przy jeździe bez ważnego biletu. Szansa, że zostaniemy skontrolowani jest podobna dla wszystkich pasażerów, jednak wysokość kary, nominalnie taka sama dla wszystkich, nie dla każdego będzie tak samo dotkliwie odczuwalna. Dla jednych wpływ ten będzie niski, dla innych znów – bardzo wysoki. W efekcie każdy inaczej oceni #ryzyko jazdy bez ważnego biletu.

Ranking ryzyka

Na przykład, jaki poziom ma na Twojej liście ryzyko, że Twoje #biurorachunkowe niewłaściwie prowadzi księgi TWF? Już pisałyśmy na naszym blogu o tym, jak ważne jest, aby znaleźć dobrą księgową (Jak wybrać biuro rachunkowe dla TWF?, Część I i II). Za pomocą narzędzia do analizy kompetencji danego biura księgowego możesz szybko to ryzyko ocenić.

Udało Ci się określić poziom każdego z analizowanych ryzyk TWF? Jeżeli tak, posiadasz poziomy ryzyk i możesz teraz łatwo stworzyć ich ranking. A skoro masz ranking, czyli ryzyka uporządkowane od najważniejszego do najmniej ważnego, to już wiadomo, czym powinieneś zainteresować się w pierwszej kolejności.

Narzędzie do oceny ryzyka

Jeżeli potrzebujesz pomocy, oferujemy Ci narzędzie, które w dużej mierze stworzy ranking ryzyk TWF za Ciebie. W rezultacie otrzymasz listę ryzyk TWF wraz z ich oceną. Już za tydzień na naszym blogu.

Co dalej?

Jak napisałyśmy wcześniej, teraz czas „zająć się…” ryzykiem. Czyli co tak właściwie należy zrobić? Przecież nie prowadzisz TWF tylko po to, by zarządzać ryzykiem. To nie jest #cel sam w sobie. Z drugiej zaś strony, nie powinieneś być całkiem obojętny na zidentyfikowane już i nawet skwantyfikowane ryzyka. Teraz przyszedł czas, byś w kolejnym kroku określił swój apetyt na ryzyko oraz zaplanował reakcję na ryzyko. O tym poopowiadamy w kolejnych postach. Tymczasem następnym razem spotkamy się, by porozmawiać o ryzyku utraty płynności przez TWF. Znajduje się ono na Twojej liście ryzyk?

K&K