Jak wybrać biuro rachunkowe dla Własnej Firmy? Cz. 2

Będąc bogatszy o wiedzę płynącą z odpowiedzi na pierwszą serię pytań dziś możesz zbadać kolejne aspekty i rozwiać inne wątpliwości, które mogą pojawiać się przy wyborze odpowiedniego biura rachunkowego. Pamiętaj, że nawet nie znając się na księgowości, będziesz w stanie uzyskać poczucie czy masz do czynienia z profesjonalistami.

Poniżej omawiamy drugą serię pytań. Poruszanych kwestii jest wiele, niemniej jednak znalezienie właściwego biura rachunkowego to poważna sprawa.

1. Z jakich systemów finansowo – księgowych i kadrowo-płacowych korzysta biuro rachunkowe oraz czy posiadają ważne licencje?

Nazwy systemów i narzędzi, którymi posługuje się biuro rachunkowe mogą być tematem całkiem obcym dla Ciebie. Warto przeprowadzić research w sieci na temat podstawowych informacji
o używanym oprogramowaniu. Zakres jego możliwości oraz opinie o nim powinny wywrzeć na Tobie pozytywne wrażenie.

Kwestia aktualności licencji i możliwości utrzymania oprogramowania jest bardzo istotna, ponieważ to właśnie w nim znajdują się Twoje księgi. Poproś o potwierdzenie tego (może to być nawet zrzut fragmentu widoku z systemu), że oprogramowanie posiada licencję.

2. Jakiego rodzaju raporty mogą być generowane z powyższych systemów i przesyłane do Ciebie co miesiąc?

Przykładowe zestawienia to:

• zrealizowane przychody w różnych przekrojach po kontrahentach lub według sprzedanych produktów/usług;
• wszystkie koszty w podziale na różne rodzaje;
• salda zalegających płatności;
• salda środków pieniężnych za poszczególne dni;
• salda należności i zobowiązań po kontrahentach;
• salda zobowiązań wraz z terminami płatności.

Lista nie jest wyczerpująca, ale pokaże Ci możliwości i elastyczność danego biura w dostarczaniu informacji.

3. Kiedy jest przesyłana informacja o wysokości podatku do zapłaty?

• PIT/CIT;
• VAT;
• Pozostałe.

Czas, w którym biuro przesyła Ci informację o podatku do zapłaty jest kluczowy dla Twojego komfortu oraz możliwości pozyskania finansowania w przypadku, gdy wielkość kwoty Cię niemile zaskoczy. Nie możesz otrzymywać takiej informacji na ostatnią chwilę, gdyż musisz się do płatności odpowiednio przygotować oraz zweryfikować.

4. Czy biuro rachunkowe przejmuje na siebie odpowiedzialność za przechowywanie dokumentów zgodnie z przepisami prawa lub jeśli praca odbywa się zdalnie czy zapewnia odpowiednią politykę pozwalającą na gromadzenie i archiwizację dokumentacji elektronicznie?

Zgodnie z przepisami prawa masz obowiązek przechowywania dokumentacji księgowej Własnej Firmy przez określoną ilość lat po zamknięciu danego okresu. Jeśli to biuro zapewnia ich przechowywanie zdejmuje z Ciebie ogromną część obowiązku, ale i konieczność organizacji miejsca dla dokumentacji. Poproś właściciela o politykę archiwizacji dokumentów.

5. Czy biuro rachunkowe posiada odpowiednie polityki zabezpieczania danych?

Dane z systemów, którymi biuro obsługuje Twoją firmę muszą posiadać back-upy (kopie zapasowe). W sytuacji uszkodzenia serwera, gdy wszystkie dane znikną, biuro rachunkowe musi mieć możliwość ich odtworzenia. Przy braku kopii zapasowych problemy informacyjne i prawne (choćby w kwestii przechowywania archiwalnej dokumentacji) są nieuniknione. Poproś o wgląd w politykę bezpieczeństwa danych.

6. Czy pracownicy biura jeżdżą do urzędów w razie konieczności osobistej wizyty i reprezentują klienta?

Konieczność wizyty w urzędzie, a przede wszystkich zrozumienia tematu, z którym mamy tam pojechać to kwestia absorbująca mnóstwo czasu, który Tobie jako przedsiębiorcy jest potrzebny na bieżące sprawy firmy. Warto udzielić pełnomocnictwa do reprezentacji swojej działalności przed organami.

7. Czy w razie kontroli biuro rachunkowe będzie współpracowało z danym organem czy przerzuci ten obowiązek na nas?

Z uwagi na to, że biuro rachunkowe księguje i gromadzi dokumenty, przerzucenie obowiązku uczestnictwa w kontroli i odpowiadania na pytania na Ciebie będzie wysoce niepraktyczne. Szczególnie w przypadku, gdy dany przedsiębiorca nie jest specjalistą od księgowości. Kolejnym ważnym aspektem jest to czy obsługa kontroli jest dodatkowo płatna, czy nasza opłata ją pokrywa.

8. Czy do obsługi swojej księgowości będziesz miał dedykowaną jedną osobę odpowiedzialną?

Musisz mieć pewność do kogo zwrócić się w razie pytań. Nie chodzi o to, żeby Twoją księgowością zajmowała się jedna osoba, lecz aby ustalony był podział odpowiedzialności. Jeśli Twoją firmą zajmuje się więcej niż jedna osoba musisz mieć jasność, kto jest odpowiedzialny za nadzór
i jakość.

9. Czy biuro rachunkowe posiada bieżące wsparcie IT?

Jest to niezbędny element dzisiejszej pracy księgowego. Wsparcie IT może być zorganizowane w dowolnej formie, może to być informatyk zatrudniony w biurze lub bieżący dostęp do infolinii obsługującej dany system księgowy i/lub płacowy.

Zapewniamy Cię, że powyższe pytania będą dla Ciebie nieocenioną pomocą. Sam fakt czy dane biuro Ci odpowiedziało czy nie i w jaki sposób, może dać Ci wiele do myślenia. Pytań jest dużo, ale pamiętaj masz prawo je zadawać. W końcu planujesz powierzyć komuś finanse Własnej Firmy!

Aby ułatwić Ci poszukiwania stworzyliśmy pomocne narzędzie, które gromadzi powyższe pytania w formie ankiety, którą można bezpośrednio wysłać do biura. Narzędzie obliczy punkty za otrzymane odpowiedzi, która pomogą Ci podjąć decyzję. Za odpowiedź przemawiającą na korzyść biura będą naliczane punkty. Im więcej punktów, tym więcej aspektów pozytywnych przemawiających za wyborem danego biura.