W 2018 roku byliśmy świadkami wielu zmian legislacyjnych dotykających obszaru podatków i księgowości. Obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego w formie elektronicznej i złożenia go do #krsonline był jedną z nich. Jak radzisz sobie z tą zmianą? Czy napotkałeś trudności? W dzisiejszym poście przekazujemy Ci nasze dotychczasowe doświadczenia, jakie zdobyłyśmy w trakcie pracy
z naszymi klientami. Mamy nadzieję, że będą one dla Ciebie pomocne.

Jesteśmy obecnie w okresie sporządzania sprawozdań finansowych. Nie wszystkim firmom udało się zdążyć
z tym zadaniem do 31 marca. Nic dziwnego, zmian wokół nas jest dużo. Sprawozdanie finansowe w nowym formacie to niejednokrotnie konieczność włączenia w proces działu IT, nie wspominając już o konieczności zdobycia #podpisówelektronicznych, czy też #ePUAP. Przebrnięcie przez ten proces po raz pierwszy przypomina często spacer po ciemnym lesie, dlatego przeczytaj ten post, aby rozjaśnić sobie drogę korzystając z wiedzy, którą my dotychczas zdobyłyśmy.

Po co wymyślono elektroniczne sprawozdanie finansowe?

Nie wymaga komentarza stwierdzenie, że wymyślono je po to, aby posiadać łatwiejszy dostęp do danych finansowych przedsiębiorstw. Niewątpliwie szybki dostęp on-line do danych finansowych w dzisiejszych czasach jest bardzo dużym atutem. Znacznie poprawi to przejrzystość działalności przedsiębiorstw, dlatego pomimo pojawiających się trudności w przeprowadzeniu tego procesu po raz pierwszy, jesteśmy pewne,
że to rozwiązanie z pewnością przyniesie korzyści w przyszłości.

Dla określonych w #UstawieoRachunkowości grup przedsiębiorstw wpisanych do rejestru przedsiębiorców ustawodawca przewidział jednolitą strukturę logiczną, dzięki czemu sprawozdania finansowe będą łatwo porównywalne. Bilans, rachunek zysków i strat, zestawienie zmian w kapitale własnym, rachunek przepływów pieniężnych oraz informacje o podatku dochodowym, należy wpisać w tę strukturę. Informacje dodatkowe do sprawozdania finansowego nadal sporządza się w osobnym pliku oraz załącza najczęściej
w formie dokumentu pdf. Na naszym blogu znajdziesz szablon do stworzenia informacji dodatkowej zarówna dla jednostki mikro jak i małej.

Czy Ty możesz na tym skorzystać w prowadzeniu Twojej Własnej Firmy?

Oczywiście. Jeśli chcesz zobaczyć w jakiej kondycji są Twoi kontrahenci, czy warto z nimi nawiązać współpracę lub jak radzi sobie Twoja konkurencja możesz sprawdzić ich sprawozdania finansowe.

Wystarczy, że wejdziesz na stronę #krs >> https://ekrs.ms.gov.pl/web/wyszukiwarka-krs i wpiszesz w pole „NAZWA”, na przykład nazwę kontrahenta, którego chcesz sprawdzić. Pokażą Ci się podmioty zarejestrowane w #krs, wybierz tego, którego szukasz i skopiuj jego numer KRS.

Następnie, przejdź na stronę przeglądarki dokumentów finansowych >> https://ekrs.ms.gov.pl/rdf/pd/search_df , wpisz skopiowany wcześniej numer w odpowiednie pole #wyszukiwarkakrs, po kliknięciu przycisku SZUKAJ, pokażą Ci się dokumenty finansowe kontrahenta.

Dotyczy to tylko podmiotów zarejestrowanych w #krs.

Na naszym blogu będziemy podpowiadać Ci, jak czytać sprawozdania finansowe, aby wyczytać z nich istotne informacje. Dzisiaj podzielimy się naszymi obserwacjami zdobytymi przy sporządzaniu e-sprawozdań zdobytymi podczas pracy z klientami.

Z jakimi wątpliwościami i problemami zetknęłyśmy się dotychczas?

Zebrałyśmy je w formie listy, ale zanim do niej przejdziemy, chciałyśmy Ci przekazać, że Ministerstwo Finansów przygotowało szereg informacji, które są dostępne na stronie >> https://www.podatki.gov.pl/e-sprawozdania-finansowe/. Znajduje się tam także zestaw pytań i odpowiedzi >> https://www.podatki.gov.pl/e-sprawozdania-finansowe/pytania-i-odpowiedzi/ . Na moment pisania tego posta jest ich aż ponad 70. Jeżeli masz jakąś wątpliwość, w pierwszej kolejności skorzystaj z podpowiedzi Ministerstwa Finansów.

Naszym celem nie jest opisywanie wszystkich wymogów formalnych, które wiążą się z elektronicznym sprawozdaniem, ale zebranie praktycznych wskazówek, aby proces ten był dla Ciebie łatwiejszy:

1. Jaki podpis?

Sprawozdanie finansowe może być opatrzone #kwalifikowanympodpisemelektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym #ePUAP.

W przypadku podpisu elektronicznego ważne jest tutaj słówko „KWALIFIKOWANY”, które definiuje podpis spełniający określone wymogi. Spotkałyśmy się z przypadkami, gdzie członkowie zarządu posiadali podpisy elektroniczne niekwalifikowane. Trzeba pamiętać, że podpisem niekwalifikowanym nie można opatrzyć sprawozdania finansowego zgodnie z polskimi wymogami.

Pojawiały się też wątpliwości czy podpis #ePUAP zostanie zaakceptowany przez bramkę #krs, natomiast obecnie wiemy już, że nie ma z nim problemów technicznych, które pojawiały się wcześniej.

Jak podpisać dokument elektroniczny przez #ePUAP możesz dowiedzieć się tutaj:

https://www.podatki.gov.pl/e-sprawozdania-finansowe/podpisz-sprawozdania-finansowe-podpisem-zaufanym/.

2. Czy jest ważne jaki wybieramy rodzaj kwalifikowanego podpisu elektronicznego?

Okazuje się, że w pewnych przypadkach tak. Sprawozdanie finansowe w formacie XML może być opatrzone podpisem wewnętrznym lub zewnętrznym. Pomimo tego, spotkałyśmy się z sytuacją, gdzie podpis wewnętrzny zmodyfikował strukturę pliku XML i spowodował, że sprawozdanie to nie przeszło poprawnej weryfikacji, ponieważ nie było zgodne z wymaganym schematem.

Dostawca narzędzia do konwersji na format XML doradził zmianę z podpisu wewnętrznego na zewnętrzny, co rozwiązało problem.

Czekamy na Twoje doświadczenia w tym obszarze. Czy spotkałeś się z tym, że podpis zmodyfikował strukturę?

3. Co jeśli po podpisaniu sprawozdania pojawia się kilka plików?

Dzieje się tak w przypadku zastosowania #kwalifikowanegopodpisuelektronicznego zewnętrznego. W takim przypadku powstaje kilka plików – jeden XML ze sprawozdaniem finansowym oraz osobne pliki lub jeden osobny plik z podpisami poszczególnych osób. W zależności od zastosowanego rozwiązania technologicznego każdy podpis może znajdować się w osobnym pliku, więc powstanie ich tyle, ile osób podpisujących się lub wszystkie podpisy mogą być zebrane w jednym pliku.

Są to rozwiązanie dopuszczalne i nie powinny stanowić problemu przy składaniu #sprawozdania do #krs.

4. Co jeśli część osób podpisuje sprawozdanie za pomocą #ePUAP, a część za pomocą #kwalifikowanegopodpisuelektronicznego?

W tym przypadku należy zachować odpowiednią kolejność, aby bramka #krs nie odrzuciła sprawozdania. Rekomendowane jest, aby najpierw podpis złożyły osoby, które podpisują się profilem #ePUAP, a dopiero
w dalszej kolejności osoby podpisujące się #kwalifikowanympodpisemelektronicznym.

Powstaje wątpliwość czy zarząd może podpisać sprawozdanie przed osobą sporządzającą, natomiast
z powodu wyżej wspomnianego problemu technicznego może się tak zdarzyć niezależnie od tego, jakie jest rozwiązanie wspomnianego dylematu.

5. Jak sprawdzić, czy podpis jest prawidłowy?

W dokumencie pdf kwestia jest prosta – plik pdf powinien sam nam pokazać, czy podpis jest prawidłowy czy nie.

Jeśli chcemy sprawdzić czy podpisany plik XML posiada prawidłowy podpis możemy skorzystać z walidatora podpisów na stronie #ePUAP >> https://www.epuap.gov.pl/wps/portal/strefa-urzednika/inne-systemy/walidator.

#Kwalifikowanypodpiselektroniczny można także zweryfikować za pomocą oprogramowania do składania kwalifikowanych podpisów elektronicznych. W aplikacji, z której my korzystamy jest okienko „WERYFIKOWANIE”. Można tam załączyć plik, który chcemy sprawdzić i po kliknieciu przycisku „WERYFIKUJ” otrzymamać informację czy podpisy są poprawne czy nie.

6. Co jeśli mój pdf nie weryfikuje dokumentu?

Jest to często kwestia samego oprogramowania,
a nie błędnego podpisu. Skontaktuj się, więc
z osobą z IT, aby pomogła Ci ten problem naprawić.

Czasem wystarczy samo zapisanie pliku na dysku, czasem jest to kwestia kliknięcia odpowiedniego przycisku w pdf, a niekiedy należy dodać certyfikat podpisu do podpisów zaufanych.

7. Członkowie zarządu pochodzą spoza Polski. Czy muszą złożyć podpisy?

Ograniczona dostępność członków zarządu nie zwalnia ich z obowiązku złożenia podpisu pod polskim #sprawozdaniem. Z praktyki wiemy, że zdobycie podpisów dla takich osób jest często ogromnym wyzwaniem.

Niestety, niejednokrotnie trzeba wyciągnąć najcięższe działa, aby uświadomić ich, jakie osobiste sankcje grożą im w Polsce za niedopełnienie obowiązków związanych ze sprawozdaniem finansowym.

Ułatwieniem może okazać się możliwość zastosowania #kwalifikowanegopodpisuelektronicznego, wydanego na terenie Unii Europejskiej, który zagraniczni członkowie zarządu mogą już posiadać.

8. Członkowie zarządu nie mają kwalifikowanych podpisów elektronicznych, ani profilu ePUAP i nie chcą się zaangażować w ich zdobycie?

Jak wspomniałyśmy powyżej – uświadom ich
w pierwszej kolejności, jakie sankcje grożą za niezłożenie #sprawozdania lub za opóźnienie jego złożenia.

Poproś prawnika, aby pomógł Ci zdobyć dla członków zarządu niezbędne podpisy lub profil. Z pewnością podpowie Ci, co zrobić, żeby zminimalizować zaangażowanie członków zarządu.

Jeśli Twoja firma jest badana poproś także #biegłegorewidenta o wsparcie w rozmowie z członkami zarządu.

9. Problem z organizacją procesu podpisywania sprawozdań finansowych. Co zrobić?

Po pierwsze, poinformuj odpowiednie osoby o tym, że członkowie zarządu będą musieli złożyć podpisy. Może to być informacja przekazana bezpośrednio członkowi zarządu, ale i asystentce lub osobie, która blisko z danym członkiem zarządu pracuje i mogłaby Ci pomóc.

Po drugie, zarezerwuj członkom zarządu czas w kalendarzu, najlepiej rano. Ponownie podkreślamy, że ważna jest informacja, że obecnie proces podpisywania sprawozdania finansowego wygląda inaczej i jak do każdej ważnej zmiany muszą się do tego przygotować. Wyjaśnij im dokładnie, co będą musieli zrobić.

Pamiętaj, że członkami zarządu są często osoby nie związane z księgowością i podatkami. To dla nich także nowość. Jasna, bezpośrednia komunikacja z pewnością pomoże Ci przejść bezboleśnie przez ten proces.

10. Mój program przeprowadził poprawną weryfikację – czy coś jeszcze może pójść źle?

Niestety, tutaj mamy złą wiadomość, ponieważ okazuje się, że tak. Pomimo, że narzędzie do sporządzenia sprawozdania finansowego w formacie XML pokaże pozytywny wynik weryfikacji, późniejsze porównanie
z wymaganą strukturą w formacie XSD może wykazać błędy, chociażby na
przykład ze względu na nieprawidłowe złożenie #kwalifikowanegopodpisuelektronicznego.

Jak się przed tym ustrzec?

W internecie można znaleźć strony, na których można porównać plik XML do wymaganej struktury, czyli pliku XSD. Obecnie jest to nam jedyny, znany sposób weryfikacji poza zastosowanym narzędziem.

11. Co ze sprawozdaniem z działalności jednostki?

Sprawozdanie z działalności jednostki także powinno być podpisane #kwalifikowanympodpisemelektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym #ePUAP. W przypadku sprawozdania
z działalności jednostki nie ma natomiast zmian w zakresie struktury. Ze względu na możliwość zablokowania edycji rekomendujemy, aby zostało ono przygotowane i podpisane w formacie PDF.

12. Co z opinią biegłego rewidenta?

Opinia biegłego rewidenta nosi obecnie nazwę „Sprawozdanie niezależnego biegłego rewidenta z badania”
i także jest już sporządzana i podpisywana przez biegłego rewidenta elektronicznie.

13. Co należy zrobić, gdy wszystko jest gotowe?

Gdy podpiszesz już wszystkie dokumenty, nie drukuj ich. Sprawozdanie w formie papierowej już nie istnieje. Co najwyżej możesz zrobić jego wydruk dla siebie lub dla osób, które Cię o to poproszą.

Od teraz sprawozdanie finansowe będziesz przekazywał w formie elektronicznej na nośniku danych lub poprzez stronę internetową.

Zatem, aby złożyć sprawozdanie finansowe do KRS, należy je wysłać poprzez stronę internetową >>> https://ekrs.ms.gov.pl/rdf/rd/.

Masz już #esprawozdanie? Świetnie, przed Tobą złożenie odpowiednich dokumentów do #krsonline.

Pamiętaj, żeby Twój plik miał ograniczoną liczbę znaków i nie zawierał polskich liter.

Koniecznie daj nam znać, jak Ci poszło!

Liczymy na to, że w komentarzach podzielicie się z nami Waszymi doświadczeniami. Może ktoś miał już taki sam problem, jak Wy i już wie jak go rozwiązać?

Powodzenia!

K&K