Prowadząc Twoją Własną Firmę doskonale wiesz, że istnieje obowiązek prowadzenia księgowości. Zdarzenia gospodarcze, które mają miejsce muszą być odpowiednio rejestrowane. Zarejestrowane zdarzenia tworzą łącznie zestaw danych wyrażonych w języku pieniężnym. Dane te mogą być w różny sposób agregowane i zestawiane, abyś na ich podstawie mógł nie tylko wysyłać deklaracje do urzędu skarbowego, ale i także abyś mógł korzystać z różnych raportów wspomagających Cię w podejmowaniu ważnych decyzji.

W dzisiejszym poście przedstawimy Ci wybrane kategorie danych księgowych. Pokażemy Ci, co warto analizować i na co zwracać uwagę.

Sprzedaż

Sprzedaż jest tym, co najczęściej interesuje przedsiębiorców, ponieważ to ona napędza biznes, determinuje jego wielkość i rozwój.

Bez sprzedaży Twoja Własna Firma nie będzie
w stanie realizować swoich celów.

Sprzedaż to najpyszniejsze na świecie ciastko, po które każdy chce sięgnąć. Wielu chce po nie sięgnąć. Czasem nawet po to samo, na które i Ty masz ochotę. Konkurencja jest duża, każdy przedsiębiorca walczy i daje
z siebie wszystko. Dlatego bieżąca analiza informacji o sprzedaży jest kluczowa.

Jak wyciągać wnioski na temat tego, co sprzedawać i za ile?

Będąc przy alegorii ciastka, wyobraź sobie, że prowadzisz firmę, która wypieki produkuje i sprzedaje. Może sprzedawać ciastka o różnych smakach i rozmiarach, mogące zawierać składniki droższe i tańsze.

Spójrz na poniższe zestawienie zrealizowanej sprzedaży poszczególnych produktów, które firma oferuje:

Firma z naszego przykładu wytwarza trzy produkty:

1) Babeczki biszkoptowe z dżemem;

2) Ciastka fit z ekologicznymi jagodami acai;

3) Bezy Mini Pavlova z owocami leśnymi.

Jak widzisz powyższe dane są uporządkowane w tabeli i na wykresie, który w obrazowy sposób pozwala szybko sprawdzić w jakim miejscu jest #TWF. Twoja księgowa lub osoby wystawiające faktury w Twojej firmie rejestrują każdą transakcję sprzedaży. Księgowa przygotowuje także plik #JPK VAT. Możesz wykorzystać te dane i zbudować raporty sprzedażowe, z których na bieżąco będziesz czerpał wiedzę o zrealizowanej sprzedaży.

Z powyższego wykresu można wywnioskować, że:

• sprzedaż znacząco wzrosła w 2015 roku, by następnie zmaleć w latach 2016 oraz 2017 i zacząć się powoli odbudowywać w 2018 roku;
• najmniej wrażliwe na tendencje sprzedaży okazały się bezy;
• babeczki i ciastka odnotowały znaczący spadek w 2017 roku, by wzrosnąć nieznacznie w 2018 roku;
• babeczki sprzedają się najsłabiej, bezy posiadają większy potencjał.

Powyższa analiza jest niezbędna w każdym biznesie. Dlaczego? To z niej dowiesz się, w co inwestować swoje siły i pieniądze.

W naszym przypadku być może firma powinna się skupić tylko na produkcji bez i ciastek?

Czego możesz się dowiedzieć z raportów sprzedażowych?

Przeczytaj poniżej:

• raporty możesz budować w różnych wymiarach – możesz porównywać ceny i ilości sprzedaży;
• możesz sprawdzać, jakie są trendy sprzedaży i weryfikować, jakie czynniki na nie wpływają;
• dowiesz się z nich czy któryś z Twoich produktów charakteryzuje się sezonowością;
• analiza sprzedaży pozwoli Ci zaplanować zwiększone zasoby, których potrzebujesz w momentach zwiększonej sprzedaży;
• sprzedaż możesz analizować w podziale na poszczególnych klientów – który klient kupuje najwięcej,
  a który najmniej. Czy ten, który kupuje najmniej wymaga najwięcej wysiłków związanych z obsługą sprzedażową, co nie przekłada się na oczekiwany zysk;
• możesz analizować zależności – co się dzieje, jak podniesiesz cenę, a co się stanie, jak ją obniżysz;
• możesz porównywać swoją cenę z ceną konkurencji.

Jak widzisz sprzedaż to prawdziwa skarbnica wiedzy.

Czy tylko sprzedaż jest ważna? Okazuje się, że nie tylko. Kolejną istotną zmienną są koszty.
Co z tego, że włożysz w produkcję ponadludzki wysiłek, jak koszty przewyższą wartość sprzedaży
i nic nie zarobisz? Chyba nie chcesz zjadać własnego ogona?

Koszty

Ile gramów mąki zużyłeś do produkcji swoich wypieków? Wykorzystałeś dużo lukru? Owoce kosztowały Cię dużo, czy mało? Są to bardzo ważne pytania, które trzeba postawić analizując zyskowność sprzedaży danego produktu.

Wszystko to, co zużyłeś na wyprodukowanie ciastek, bez i babeczek stanowi koszt Twojej Własnej Firmy. Mąka, jajka, cukier, jagody acai, bita śmietana, owoce to składniki, które musiałeś kupić. Do tego trzeba było opłacić prąd, wodę, a także kupić piekarnik i inne sprzęty niezbędne do produkcji. Zatrudniałeś ludzi? Ich wynagrodzenie to także Twój koszt, który odpowiednio trzeba przypisać do kosztu wypieków.

Koszty wpływają na nasz zysk i dlatego ich analiza jest równie ważna, co analiza sprzedaży. Spójrzmy
na poniższy schemat:

Z danych kosztowych, podobnie, jak sprzedażowych możesz budować różnego rodzaju raporty. Możesz układać je w różnych przekrojach, analizować je pod kątem rodzaju i przypisania do poszczególnych produktów, które sprzedajesz.

Omów ze swoją księgową możliwości, jakie daje stosowany system finansowo – księgowy w zakresie budowania raportów zawierających informacje o kosztach. Plan kont można dostosować pod konkretne potrzeby danej firmy, abyś otrzymał informacje, jakich potrzebujesz.

Z analizy naszego przykładu wynikają następujące wnioski:

• babeczki utrzymują stabilny poziom kosztów na poziomie 70% przychodów;
• sprzedaż ciastek w latach 2014 i 2015 była opłacalna, ale koszt wytworzenia zaczął wzrastać, aby dojść w 2016 roku do poziomu przewyższającego przychody;
• sprzedaż ciastek w latach, w których była opłacalna, przynosiła mało zysku;
• sprzedaż bez przez wszystkie lata była zyskowna, a w roku 2016 poziom kosztów udało się obniżyć
  i utrzymać na niskim poziomie.

Przeanalizowałeś koszty i co dalej?

Teraz pora na to, aby zestawić koszty i przychody, żeby sprawdzić, jaki wygenerowałeś wynik:

Największy zysk uzyskałeś na sprzedaży bez, najmniejszy na sprzedaży ciastek.

Sprzedaż babeczek jest opłacalna, ale kształtuje się na niskim poziomie.

Wynik możesz analizować także w ujęciu procentowym. To wygenerowana przez Ciebie marża:

Bezy to nadal faworyt – marża jest największa.

Co wynika z naszej analizy?

• produkcja i sprzedaż ciastek stała się nieopłacalna, generowana marża była niska, aż w końcu stała się ujemna – czas, aby zastanowić się czy nie warto zrezygnować z tego produktu, być może drogi składnik, jakim są jagody acai powoduje, że koszty surowców przewyższają przychód;
• należy rozważyć zwiększenie produkcji bez;
• produkcja babeczek nie przynosi takich wyników, jak produkcja bez, ale za to jest stabilna.

Czego możesz się dowiedzieć z raportów kosztowych?

Przeczytaj poniżej:

• możesz sprawdzić, która kategoria kosztów stanowi największy udział w kosztach produkcji wypieków i przeanalizować, na czym możesz oszczędzić, a na czym nie;
• poszczególne kategorie kosztów możesz analizować w różnych horyzontach czasowych i porównywać je ze sobą w ujęciu wartościowym lub procentowym;
• zestawiając koszty z przychodami sprawdzisz rentowność danego produktu, czyli jego zyskowność;
• możesz wyznaczyć sobie oczekiwany poziom rentowności i eliminować te produkty, które tego oczekiwania nie spełniają;
• zarówno w odniesieniu do przychodów, jak i kosztów możesz tworzyć budżety i sprawdzać ich realizację. Udało Ci się zrealizować budżet? Nie? Sprawdź, który koszt na to wpłynął, a może wygenerowałeś za mało sprzedaży?

Mamy za sobą wnikliwą analizę przychodów oraz kosztów, ale okazuje się, że napracowałeś się,
jak wół, a pieniędzy nie ma na koncie. Oznacza to, że w rzeczywistości tak naprawdę nic nie zarobiłeś! Jak możesz tego uniknąć? Monitoruj na bieżąco stan swoich należności. To kolejna kluczowa dla #TWF zmienna.

Należności

Czym są należności?

Należności to pieniądze, które powinny zapłacić Ci podmioty, które nabyły Twój produkt.

Znasz powiedzenie „Cash is king?” Gotówka jest tym, czego każdy przedsiębiorca powinien pilnować ze szczególną uwagą. Jej brak często oznacza prostą drogę do bankructwa
i rzeczywiście tak jest, że utrata płynności to jeden z głównych czynników upadku wielu firm.

Co zrobić, żeby ograniczyć ryzyko braku spłaty?

• sprawdzaj stan gotówki i należności na bieżąco;
• możesz rozważyć ubezpieczenie swoje należności;
• poproś księgową o analitykę należności;
• poproś księgową o raport – #wiekowanie należności.

Wielu przedsiębiorców sprawdza płatności we własnym zakresie. Jest to czasochłonne, a możesz wykorzystać dane, jakie posiada Twoja księgowa. Niezbędne jest tylko to, aby księgowania Twoich dokumentów były wykonywane na bieżąco. Raport z opóźnieniem miesięcznym wniesie dla Ciebie niewiele wartości dodanej. Wybierz odpowiednie biuro rachunkowe, które dostarczy Ci dane w szybkim czasie.

Jak to zrobić? Przeczytaj nasz wcześniejszy post: Świat digital wkracza do księgowości.

Jak wygląda analityka należności?

Analityka należności to zestawienie kontrahentów z przypisanymi do nich saldami należności, które są Ci winni. Może zawierać tylko kontrahentów i salda, a może pokazywać Ci jeszcze ich faktury:

Czym jest wiekowanie należności?

Wiekowanie należności to inna forma prezentacji wyżej opisanej analityki. W tym raporcie salda należności są pokazane w podziane na przedziały zalegania.

Innymi słowy, zobaczysz w tym raporcie ile dni temu dany kontrahent powinien Ci zapłacić. Czy jest
to tylko 30 dni czy już 60, a może ponad rok?

Spójrz na przykładowy raport wiekowania, przygotowany na dzień 31.12.2018:

Co możemy wyczytać z tych danych?

• Twój podstawowy termin płatności to 30 dni, kontrahentowi Cudowne Słodkości S.A. dałeś niestandardowy termin płatności 14 dni;
• kontrahent Cukiernia Sp. z o.o. posiada faktury nieprzeterminowane;
• Cudowne Słodkości S.A. od dawna nie płacą, faktura którą wystawiłeś w 2016 jest już przeterminowana ponad dwa lata;
• MyCupcake Sp. z o.o. wszystko Ci spłaciło i nie ma żadnych zaległości płatniczych wobec Ciebie;
• Sweet Shop Anna Nowak także od dawna Ci nie płaci.

Wiekowanie należności jest zwykle typowym raportem, który można wygenerować z systemu finansowo – księgowego. Porozmawiaj ze swoją księgową na ten temat. Sprawdź, jak często może Ci ten raport przekazywać i na jaki dzień będą w nim zawarte dane.

Należności spłacone – pieniądze otrzymałeś, ale okazuje się, że wszystko musisz wydać, ponieważ zobowiązałeś się, że zapłacisz za produkty niezbędne do produkcji bez, ciastek i babeczek, później? Czas na analizę zobowiązań!

Zobowiązania

Kupiłeś składniki, ale jeszcze nie zapłaciłeś? Nie spodziewałeś się, że płatności jest tak dużo, a na domiar złego księgowa wysłała do Ciebie maila, że czas na płatność VAT?

Zobacz, jakie raporty mogą pomóc Ci w analizie zobowiązań.

Temat panowania nad płynnością #TWF został już przez nas poruszony w poprzednich wpisach na blogu:

1) W poście Dlaczego nie mam środków na koncie, a muszę zapłacić podatek? pisałyśmy o tym, dlaczego wynik najczęściej nie jest równy saldzie środków pieniężnych, które masz na koncie;

2) W poście Dlaczego wciąż zaskakują Cię (nie)zaplanowane wydatki? pisałyśmy o planowaniu wydatków;

3) W poście Czy VAT wpływa na płynność Twojej Własnej Firmy? pisałyśmy o relacji VAT – u do płynności.

Czym są zobowiązania?

Zobowiązania to pieniądze, które Ty powinieneś zapłacić za produkty, usługi lub wynagrodzenia, które były pozyskane w celu realizacji oraz sprzedaży Twojej produkcji.

Co zrobić, żeby ograniczyć ryzyko zaskoczenia niezaplanowanymi wydatkami?

• sprawdzaj stan zobowiązań i gotówki na bieżąco;
• monitoruj terminy płatności – Twoja księgowa może na bieżąco dostarczać Ci raport, w którym będziesz widział kiedy i któremu kontrahentowi musisz zapłacić;
• zaplanuj jaki stan gotówki będzie dla Ciebie niezbędny na przestrzeni miesiąca, aby spłacić wymagalne zobowiązania;
• poproś księgową o analitykę zobowiązań;
• poproś księgową o raport – #wiekowanie zobowiązań.

Czym jest analityka i wiekowanie zobowiązań?

Analityka i wiekowanie zobowiązań wyglądają podobnie, jak analityka i wiekowanie należności. Różnica jest taka, że zawierają dane dotyczące zobowiązań.

Z powyższych danych możesz budować własne raporty, które pokażą Ci kiedy przypadają terminy płatności
i w jakiej kwocie.

Na co jeszcze zwrócić uwagę?

W przypadku zobowiązań należy zwrócić uwagę na to, że faktury za zakupy przychodzą często
z opóźnieniem. W przypadku sprzedaży jest łatwiej, ponieważ dokumenty są wystawiane i przetwarzane
z reguły w miarę na bieżąco.

W odniesieniu do zobowiązań niestety czasem faktura przychodzi w odległym czasie od terminu realizacji usługi, czy dostarczenia towaru. Z tego powodu, jeśli Ty lub Twoi pracownicy zamówiliście coś wcześniej, musicie zarejestrować ten fakt, że pomimo, że faktury jeszcze nie ma, zobowiązanie już istnieje i będziesz musiał za nie zapłacić.

Co dalej?

Istnieją jeszcze inne, ważne zmienne, które omówimy w kolejnych wpisach, jak na przykład zapasy.

Poszczególne kategorie pozycji księgowych rzadko analizuje się oddzielnie. Najczęściej tworzą one zestaw danych, analiz i wskaźników, które właściciele wykorzystują do podejmowania decyzji.

Będziemy o tym pisać w naszym dziale #ofinansachTWF.

Przeanalizowałeś swoje raporty? Czujesz, że coraz pewniej kontrolujesz swój biznes? Wspaniale! Czytaj nas dalej, aby jeszcze sprawniej analizować wyniki finansowe i stabilnie zwiększać rozmiar swojej działalności.

K&K