Księgowość wkracza w świat wirtualny

W dzisiejszym świecie czas jest bardzo cenną wartością. Szybkość pozyskiwania danych ma ogromne znaczenie dla decyzji biznesowych w obliczu tempa zmian sytuacji na rynku. Życie i właściwy puls przedsiębiorstwa jest uzależniony od sprawnego systemu przepływu wszelkich danych. „Najszybszy możliwy termin” – to kluczowe hasło definiujące zapotrzebowanie na informacje finansowe dla właściciela i kierownictwa dynamicznie rozwijających się i prosperujących firm.

W pozyskaniu bieżących danych księgowych mogą nas wspierać nowoczesne rozwiązania technologiczne oferowane na rynku. Świat wirtualny uelastycznił i dodał szybkości księgowości tradycyjnej. Jeszcze do niedawna nowoczesne rozwiązania były dostępne jedynie dla dużych przedsiębiorstw.

Obecnie wiele innowacyjnych technologii charakteryzuje się łatwym dostępem. Księgowość internetowa, jak i programy samodzielnie odczytujące dokumenty dostępne są dla każdego dzięki możliwości rozliczania się, poprzez kupno abonamentu, który dostosowany jest nawet do działalności jednoosobowych.

Organizacja i zarządzanie biznesem muszą być dostosowane do dynamicznego tempa naszych czasów. Szybki dostęp do danych księgowych jest niezbędnym wsparciem. Informacje przetworzone na odpowiednie raporty stają się podstawą do podejmowania kluczowych decyzji determinujących dalsze losy WF. Nie można sobie pozwolić na długotrwałe oczekiwanie na zaksięgowanie dokumentów.

W przypadku obsługi przez biuro rachunkowe konieczna jest weryfikacja czasu oczekiwania na podsumowanie danego miesiąca, aby uniknąć braku bieżącego spływu istotnych informacji. Nie warto poświęcać cennego czasu na sporządzanie własnych analiz i rejestrów dokumentów.

Czy sprawdzasz na bieżąco czy klient Ci zapłacił? Czy wiesz, że biuro rachunkowe może dostarczyć Ci do tego potrzebne dane?

Bieżący podgląd na spływ należności od kontrahentów to typowy przykład cyklicznych czynności wykonywanych przez biuro i właściciela. Często w firmach posiadających krótkie terminy płatności dochodzi do sytuacji, gdzie biuro księgowe nie zdąży zaksięgować dokumentów, a termin płatności już minął. W sytuacji, gdy księgowanie odbywa się na bieżąco, każdego dnia z systemu możemy pobrać odpowiedni raport dający podgląd na stan należności od kontrahentów.

Świat wirtualny otwiera przed WF wiele narzędzi ułatwiających i przyspieszających proces księgowania. Świetnym przykładem są e-faktury. Można wymienić wiele korzyści płynących z posługiwania się nimi, np.

• Szybkość dostarczenia – koniec ze stosem papierów dostarczanych do biura rachunkowego osobiście.
• Eliminacja dokumentacji papierowej.
• Możliwość wykorzystania ich w bankowości online.
• Wspomaganie płynności procesu elektronicznego obiegu dokumentów – dany dokument trafia do firmy, jest rejestrowany i może być od razu zaakceptowany przez upoważnioną do tego osobę, a tym samym szybko zaksięgowany.

Poniżej zestawiliśmy kilka aspektów, na które warto zwrócić szczególną uwagę.

• Ile czasu zajmuje księgowanie dokumentu po dostarczeniu go do biura?

Dokumenty powinny być księgowane na bieżąco, co umożliwia zebranie aktualnych informacji, szczególnie w kwestii zarządzania przepływami pieniężnymi.

• Czy biuro dysponuje narzędziem, które w razie potrzeby umożliwia przejście faktury przez szybki proces aprobaty?

Gdy przedsiębiorstwo rozrasta się i właściciel przekaże obowiązki administracyjne wyznaczonemu pracownikowi, pojawia się wąskie gardło dla sprawnego przepływu dokumentów. Muszą one przejść zatwierdzenie przez właściciela zanim zostaną zaksięgowane. Pomocne okazuje się mobilne narzędzie umożliwiające np. otrzymanie faktury na telefon, zaaprobowanie jej i przesłanie do biura rachunkowego.

• Możliwość dostępu 24 godziny na dobę do danych finansowo – księgowych oraz kadrowo – płacowych.

Dzięki temu w każdym momencie będziemy mogli sprawdzić finanse naszej firmy. Dane kadrowo-płacowe często są przetrzymywane w odrębnych systemach, dlatego jeśli zależy nam na sprawnym dostępie do nich powinniśmy o to zapytać.

• Możliwość generowania danych w formacie PDF lub Excel.

Możliwość zastosowania formatu Excel powinna być codziennością, gdyż ciężko jest analizować dane, których nie można edytować.

• Dostęp do narzędzia umożliwiającego fakturowanie oraz automatyczne księgowanie do systemu / Możliwość automatycznego przesyłania dokumentów do biura rachunkowego.

Wystawianie faktur razem z automatycznym księgowaniem znacząco przyśpiesza rejestrowanie danych. Jeśli nie ma takiej możliwości zapytaj, w jaki sposób elektronicznie możesz przekazywać zarejestrowaną sprzedaż, aby wymagało to jak najmniej czasu i zaangażowania po obu stronach.

• Dostęp do nowoczesnego oprogramowania lub odpowiedniego miejsca, które umożliwia sprawną i uporządkowaną wymianę dokumentów.

W praktyce, przy pracy nad dokumentami elektronicznymi przesyłanie e-maili może powodować chaos ze względu na ilość wymiany danych, dlatego też wskazane jest dysponowanie odpowiednim narzędziem porządkującym.

• Dostęp do danych finansowo – księgowych z poziomu telefonu lub tableta.

Obecnie istnieją rozwiązania technologiczne, które pozwalają na szybkie przetwarzanie danych na bieżąco, razem z udostępnianiem ich użytkownikom w formie odpowiednich raportów, czy też dashboardów.

• Dostęp do elektronicznych deklaracji, razem z odpowiednimi raportami wskazującymi, na jakiej podstawie została sporządzona.

Możliwość prześledzenia, jakie dane zostały ujęte w danej deklaracji jest niezbędna dla ustalenia jej poprawności. W przypadku, gdy deklaracja jest generowana przez system, który umożliwia sprawdzenie jakie pozycje, np. faktury zostały uwzględnione, możemy zobaczyć, co zostało rozliczone przez biuro rachunkowe.

• Możliwość integracji systemu finansowo – księgowego z oprogramowaniem klienta, umożliwiająca bieżącą wymianę danych.

Niektóre systemy powalają na przygotowanie tak zwanej „paczki danych”, która może zostać zaimportowana do systemu finansowo-księgowego, a tym samym w sprawny sposób zaksięgowana.

• Możliwość realizacji płatności bezpośrednio do dostawców, tak aby czas procesu był zredukowany do minimum dla właścicieli i osób zarządzających.

Zarządzaniem płatnościami najczęściej zajmują się firmy, ponieważ jeszcze nie są to procesy na tyle zautomatyzowane, aby wyeliminować ryzyko błędu. Warto zapytać czy biuro rachunkowe posiada narzędzia usprawniające ten proces.

• Możliwość konfiguracji raportów zgodnie z indywidualnymi potrzebami klientów.

Pamiętaj, aby zapytać, jakie zestawienia biuro rachunkowe może Ci przedstawić i porozmawiaj o tym, do jakich celów możesz je wykorzystać.

Powinniśmy dążyć do znalezienia biura rachunkowego, które sprosta wymaganiom Twojej firmy i dynamice jej funkcjonowania. Dostarczy bieżących informacji, będzie trzymać rękę na pulsie w kwestiach prawnych i stanie się partnerem biznesowym przy podejmowaniu decyzji dotyczących finansów.

Czy możliwe jest samodzielne prowadzenie księgowości Własnej Firmy w oparciu o powszechnie reklamowane narzędzia bez udziału doświadczonej księgowej? W kolejnych wpisach na blogu poruszymy również ten aspekt.