Nie daj się zaskoczyć. Zaplanuj swoje wydatki. Analizuj konto firmowe. Przejrzyj zawarte umowy. Przygotuj kartkę papieru albo otwórz nowy skoroszyt w Excel i do dzieła! Stwórz listę wszystkich wydatków Twojej Własnej Firmy.

Dlaczego koło młyńskie nie zawsze się kręci

W poprzednim poście podzieliłyśmy się z Wami refleksją, że firmy niekoniecznie upadają dlatego, że osiągają stratę, ale bardzo często właśnie dlatego, że tracą #płynnośćfinansową. Jak się przed tym ustrzec? Jak sprawić, by finanse firmy stale nakręcały koło młyńskie? Już dziś podzielimy się z Tobą pierwszymi wskazówkami na temat tego, jak zachować ciągłość przepływu pieniędzy w Twojej firmie.

Otrzymałeś duże zlecenie i powinieneś zakupić towar, który następnie sprzedasz. Tymczasem inny kontrahent jeszcze nie zapłacił Ci za poprzednie zlecenie. Nie masz za co dokonać zakupów – koło młyńskie się nie kręci. Inny przypadek. Przyszedł wrzesień, czyli miesiąc, w którym opłacasz polisę ubezpieczeniową za auto firmowe. Jednorazowy duży wydatek. Nie masz środków, by opłacić ją na czas – koło młyńskie znów się nie kręci.

Czy zatem nie masz w ogóle wpływu na to, kiedy jaki wydatek powinien nastąpić? Czy zawsze musisz być zaskoczony tym, że mija termin płatności kolejnej faktury? Oczywiście, że nie. Zacznijmy zatem od początku.

Analiza wydatków to podstawa

Aby zapewnić płynność finansową Twojej Własnej Firmy, w pierwszej kolejności zajmij się jej wydatkami. Najpierw skup swoją uwagę na tych powtarzalnych, podobnych co do rodzaju i wielkości w każdym miesiącu. Przygotuj kartkę papieru albo otwórz nowy skoroszyt w Excel i do dzieła! Stwórz listę wszystkich wydatków, które przychodzą Ci do głowy. Niepotrzebnie? Zastanów się, ile razy próbowałeś zapłacić za kilka faktur tymi samymi pieniędzmi. Gdy układałeś sobie w głowie plan, jakich opłat dokonasz po otrzymaniu płatności za swoje usługi, starczyło na wszystkie wymagalne zobowiązania. Gdy natomiast rzeczywiście uregulowałeś już te najpilniejsze, okazywało się, że na kolejne płatności już zabrakło środków. Z tego też powodu warto sobie pomóc i zacząć planować wydatki firmowe „na papierze”. W dzisiejszych czasach najczęściej ten papier zamienimy na arkusz EXCEL.

Wracając do listy wydatków, najpierw określ te, które się powtarzają co miesiąc. Będą to przykładowo opłaty za czynsz, media, opłaty telekomunikacyjne, wszelkie raty np. leasingowe, kredytowe, prenumeraty, ZUS pracowników i Twój.

Zacznij od wyciągu bankowego!

Zapewne Twoja lista jest już całkiem spora, a dochodzą nowe pozycje. Trudno to wszystko pozbierać z głowy. I nic dziwnego, bo takie rzeczy nie powinny być zamknięte tylko w Twojej głowie. Tak naprawdę do analizy wydatków Twojej Własnej Firmy powinieneś móc użyć…historii konta bankowego! Historia konta bankowego to trochę jak historia choroby. Czy chcemy, czy nie, widać tam wszystkie (albo prawie wszystkie) płatności.

Dlatego tak ważne jest:

• po pierwsze posiadać konto firmowe, aby wydatki na rzecz firmy były wyraźnie wyodrębnione od innych Twoich wydatków
• po drugie, abyś wszystkich płatności za rachunki firmowe dokonywał właśnie z konta firmowego
• po trzecie – płatności gotówkowe ogranicz do minimum.

Dzięki tym prostym zabiegom dużo łatwiej będziesz w stanie z jednej strony zidentyfikować wszystkie płatności firmowe, z drugiej zaś zyskujesz bezpłatne narzędzie do ich kontrolowania.

Do funkcjonalności konta bankowego będziemy jeszcze wracać w naszych postach. Na ten moment zapamiętaj, by #rachunekfirmowy wykorzystywać wyłącznie do, jak sama nazwa wskazuje, firmowych wydatków.

Czego się dowiesz z zawartych umów?

A teraz pomyśl o wydatkach rzadszych niż miesięczne. Co musisz opłacać w perspektywie rocznej lub kwartalnej? Składki na ubezpieczenia mienia, OC, składki członkowskie, a może podatek od nieruchomości. Co jeszcze trafiło na Twoją listę po analizie historii konta bankowego? Jesteś przekonany, że masz już wszystko? Zapewne w dużej mierze Twoja lista jest kompletna. Jednak, żeby mieć pewność, że nic ważnego nie umknęło Twojej uwadze, sięgnij do umów handlowych zawartych przez Twoją firmę. Pozbieraj w jednym miejscu wszystkie dokumenty. Przekartkuj zapisy umowne. Za 3 miesiące kończy się polisa ubezpieczeniowa i powinieneś ją odnowić, a pierwsza rata to 50% wartości? Na wiosnę kolejnego roku wykupujesz auto z leasingu i wartość końcowa wykupu to aż 15% wartości umowy? Niedługo mija dwuletni okres licencji programu komputerowego, a żeby ją odnowić na kolejny okres, trzeba dokonać jednorazowej zapłaty za fakturę? Tych wszystkich „zaskoczeń” można uniknąć.

Po pierwsze…

…tak jak pisałyśmy wcześniej, wypisz wszystkie swoje wydatki w jednym miejscu przynajmniej w perspektywie rocznej.

Po drugie

– stwórz #rejestrumów, czyli listę podpisanych umów, wraz z datą zawarcia oraz wygaśnięcia, a przede wszystkim – z kwotą zobowiązania i wymagalną datą zapłaty. Takie narzędzie znacznie ułatwi Ci śledzenie Twoich wydatków, szczególnie pojawiających się sporadycznie, nawet raz na rok czy dwa. Jeżeli nie do końca wiesz, jak taki rejestr powinien wyglądać i jakich informacji Ci dostarczać, zaglądaj na naszego bloga. Wkrótce pojawi się w naszym sklepie gotowy rejestr umów, wpierający Twoją Własną Firmę w planowaniu swoich wydatków. Otrzymasz narzędzie, które pomoże Ci odpowiednio poukładać umowy oraz analizować je w odpowiednich przekrojach.

Planuj wydatki

Tymczasem przejdźmy do drugiej grupy wydatków. W horyzoncie nadchodzącego roku, pomyśl o takich obciążeniach finansowych, które nie wynikają z już zawartych umów, zamówień, porozumień. Zaplanuj takie wydatki, które z reguły pojawią się w ciągu danego roku, natomiast na dziś nie znasz dokładnie ani ich kwoty, ani daty, w której będą wymagalne. Okresowe naprawy maszyn, impreza firmowa, roczne przeglądy pojazdów, zaplanowany remont, przewidywane inwestycje, a może wypłata rocznej premii dla pracowników? O tych wydatkach możesz pomyśleć już dziś! Nie daj się zaskoczyć. Dodaj je do swojej listy. Zaplanuj swoje wydatki.

Czy przeanalizowaliśmy wspólnie już wszystkie elementy wypływów #TwojejWłasnejFirmy? Jesteśmy w połowie. Jak pewne zauważyłeś, Twoja lista zawiera na razie tylko wydatki, które ponosisz niezależnie od tego, ile sprzedasz. Potrzebujesz jeszcze zaplanować między innymi te wydatki, które bezpośrednio zależą od Twojej sprzedaży.

Żeby otrzymać wpływy musisz wydać pieniądze

Planowanie wydatków związanych z obsługą danego zlecenia ważne jest zarówno dla firm produkcyjnych jak i usługowych. Tak naprawdę, im więcej nakładów musisz ponieść, by być w stanie obsłużyć danego klienta i im dłuższy termin płatności przyznajesz swoim kontrahentom, tym ważniejsze będzie dla Ciebie wpisanie tego typu wydatków na listę.

Zastanówmy się. Gdy prowadzisz agencję reklamy, potrzebujesz zamówić towar, który poddasz obróbce (np. zlecisz nadruk). Dopiero tak przygotowany materiał reklamowy sprzedasz klientowi. Czyli…12ego musiałeś zapłacić za materiały, 25ego – za usługę nadruku. Wysłałeś towar klientowi i jeszcze 30 dni musisz poczekać na płatność od niego. Po drodze musiałeś jeszcze zapłacić rachunki, wynagrodzenia pracownikom i inne. Licząc od pierwszego dnia, kiedy wydałeś swoje firmowe pieniądze w związku z tym zleceniem, minęły 43 dni do dnia, kiedy otrzymałeś zapłatę za wystawioną fakturę (o ile klient nie zwlekał z zapłatą). Jak sam widzisz, przez 43 dni nie masz do dyspozycji środków, które zarobiłeś (sprzedając towar klientowi), a na dodatek wydałeś swoje pieniądze. Dlatego tak ważne jest, byś zaplanował swoje wydatki związane z danym zleceniem. Będziesz wtedy w stanie sfinansować działalność Twojej Własnej Firmy do czasu, gdy otrzymasz zapłatę za to, co sprzedałeś.

Dodawanie w głowie nie wystarczy

Jak to zrobić? Zaplanuj wpływy ze swojej sprzedaży w danym miesiącu, a nawet tygodniu. Na tyle, na ile potrafisz, na ile znasz swoich klientów. A teraz cofnij się do momentu, w którym zaczynasz ponosić wydatki na realizację danego zlecenia. Zaplanuj te wydatki na swojej liście. Kolejny aspekt – udzielasz rabatów kontrahentom? Czy dostają upust po osiągnięciu określonego wolumenu zakupów z Twojego sklepu? To również jest Twój wydatek! Dopisz go do zestawienia nawet, jeżeli dziś nie jesteś pewien, ile dokładnie ten rabat wyniesie. To nic, że plan wydatków stworzony przez Ciebie nie będzie idealny, to pierwszy krok już zrobiłeś. Pamiętaj, że Twoja lista może się zmieniać.

W miarę zdobywania doświadczenia, coraz trafniej będziesz ujmował swoje wypływy w zestawieniu planowanych przepływów pieniężnych. Od teraz będzie już tylko łatwiej 🙂

Z komputerem za pan brat

Zaplanuj swoje wydatki. Nie daj się zaskoczyć. Nie wykonuj działań matematycznych w głowie. Korzystaj z dobrodziejstw, jakie daje dzisiejszy świat cyfryzacji. Do planowania wydatków potrzebny będzie Ci wyłącznie EXCEL. Na razie sporządziłeś listę wydatków:

• miesięcznych, rocznych i innych długoterminowych
• związany bezpośrednio i pośrednio ze sprzedażą.

Przypisz wydatki do danego tygodnia w miesiącu, a te roczne – do danego miesiąca/kwartału. Z naszą pomocą już niedługo stworzysz arkusz do planowania rocznych wypływów. My zaoferujemy Ci narzędzie, Ty wpiszesz odpowiednie dane…i gotowe. Do tego czasu opracuj swoją listę.

O czym napiszemy następnym razem

Do pełnego obrazu wydatków Twojej firmy brakuje Ci jeszcze zaplanowania płatności podatkowych. Z tytułu podatku dochodowego oraz od towarów i usług (Jak VAT wpływa na płynność Twojej Własnej Firmy). Przeczytasz o tym na naszym blogu już niedługo. Tymczasem następnym razem opowiemy Ci, jak zaplanować wydatki z tytułu Twojego wynagrodzenia (Zastanawiałeś się, ile jest warta Twoja praca na rzecz Twojej Własne Firmy?).

Tak, czytasz dobrze – TWOJEGO wynagrodzenia. Wynagrodzenia właściciela firmy i wszystkich członków Twojej rodziny, którzy pracują przy rodzinnym biznesie.

Przecież chodzi o to, by koło młyńskie wciąż się kręciło, prawda?

Przeczytaj również z tej serii: Dlaczego nie mam środków na koncie a muszę zapłacić podatek?

Do miłego

K&K