Podatek VAT płaci ostateczny konsument. Ty, jako przedsiębiorca, tylko pośredniczysz w jego odprowadzeniu do urzędu skarbowego. Taki sposób rozliczania VATu powoduje, że często przedsiębiorcy, jeżeli odpowiednio dobiorą metodę rozliczania VATu, mogą w krótkim terminie finansować swoją działalność pieniędzmi, które są winni fiskusowi. Natomiast wielu przedsiębiorców traktuje całą zapłatę za fakturę, jak swoje pieniądze. Nic bardziej mylnego.

Podatki, które płaci Twoja Własna Firma, możemy podzielić na kilka kategorii. Są to między innymi:

• podatek, który płacisz dlatego, że Twoja Firma wygenerowała zysk, np. CIT lub PIT
• podatek, który płacisz dlatego, że zatrudniasz pracowników (ZUS, PIT4)
• podatek, który płacisz dlatego, że wykonujesz pracę na rzecz TWF (ZUS)
• podatek, który płacisz dlatego, że wprowadziłeś do obrotu gospodarczego wytworzone towary oraz wyświadczone usługi, które wcześniej kupiłeś od kogoś innego (VAT)
• podatek, który płacisz dlatego, że posiadasz nieruchomość (Podatek od nieruchomości)
• podatek, który płacisz dlatego, że dokonasz jakieś czynności cywilnoprawnej, najczęściej będzie dotyczyło Cię to w przypadku umowy pożyczki bądź umowy spółki (PCC)

Dzisiaj więcej o VACie

Aby zrozumieć, jak zaplanować przepływy z tytułu płatności podatku VAT (skrót od Value Added Tax), najpierw wyjaśnimy Ci ogólną koncepcję naliczenia tego podatku. Dlaczego na prawie każdej fakturze, którą otrzymujesz, pojawia się wartość netto otrzymanej usługi, ale też wartość VAT? Dlaczego kwota do zapłaty to suma tych dwóch wielkości, czyli wartość brutto?

Zakupiłeś różne materiały, surowce, i inne środki, dzięki którym możesz produkować/świadczyć usługi. Dla firmy, która prowadzi transport, takimi „środkami do produkcji” będzie przede wszystkim paliwo, olej do silnika, płyn do spryskiwaczy, ale też koszt obsługi biura księgowego, usług telekomunikacyjnych, za najem biura itd. Jeżeli kupisz środek trwały na własność lub w leasingu, np. ciągnik lub naczepę, to również będzie to zakup środka do produkcji. Załóżmy, że w danym miesiącu wartość tych wszystkich zakupów wyniosła 10.000.

Ty, jako osoba prowadząca swoją działalność wykorzystałeś te środki do wyświadczenia usługi transportowej. Przemierzyłeś kilometry, załadowałeś, rozładowałeś towar. To samo inną ciężarówką zrobił Twój pracownik. Wykonaliście swoją pracę.

Po zakończeniu usługi, jako właściciel, wystawiłeś fakturę VAT, która odzwierciedla wartość tej usługi dla Twojego klienta np. w wysokości 15.000. Co do zasady powinna ona pokryć wartość wszystkich zaangażowanych środków (10.000, czyli np. wspomniane wyżej paliwo), jak również wartość pracy (np. wynagrodzenie dla pracownika w wysokości 3.000) oraz Twój zysk na tym zleceniu (w którym zawiera się Twoje wynagrodzenie, poczytaj o tym w poście Zastanawiałeś się, ile jest warta Twoja praca na rzecz Twojej Własnej Firmy).

Wartość dodana

Wartość dodana, to różnica między tym:

• ile Twoja usługa była warta dla Twojego klienta (wartość Twojego przychodu z faktury wystawionej dla odbiorcy), czyli w naszym przykładzie 15.000
• a tym, jaką wartość środków zaangażowałeś w wyświadczenie swojej usługi (czyli suma wszystkich materiałów i usług, które zakupiłeś od innych podmiotów), czyli 10.000.

Wartość dodana w naszym przykładzie to 5.000 (czyli 15.000 minus 10.000). Dzięki pracy, jaką wykonałeś Ty oraz Twoi pracownicy, materiały i usługi zakupione od innych zyskały na wartości. Dlatego też, podatek VAT, to podatek od tzw. wartości dodanej (czyli z angielskiego Value Added Tax). Jeżeli zastosujemy 23% VAT zarówno do zakupów jak i do sprzedaży, otrzymamy 1.150 podatku od wartości dodanej (czyli VAT, policzony jako 5.000 pomnożone przez 23%), który powinniśmy zapłacić do urzędu skarbowego.

Podobnie rzecz się ma z produkcją np. krzesła. Jedna firma sprzedaje drewno, kolejna z tego drewna robi szkielet krzesła, inna z kolei produkuje tkaniny, a jeszcze inna wypełnienie. Na końcu w Twojej fabryce z tkaniny jest wykrawane poszycie, uzupełniane o wypełnienie i po dodaniu elementów drewnianych, montowane jest gotowe do sprzedaży krzesło. Analizując cały proces, każdy producent na każdym etapie dodał wartość do pierwotnie otrzymanego elementu. Na każdym etapie wartość podatku VAT rosła (bo jest on zależna od wartości towaru, który sprzedajesz). Każdy kolejny przedsiębiorca ma do zapłaty podatek liczony od różnicy między tym, co zakupił na wejściu a tym, co sprzedał kolejnemu.

VAT a podatek dochodowy

Pewnie się zastanawiasz, czym ten podatek różni się od podatku dochodowego, skoro go też liczymy poniekąd od różnicy między przychodami i kosztami. Zasadnicza różnica jest taka, że do wyliczenia zobowiązania z tytułu podatku VAT ujmujemy przede wszystkim:

• tylko wartość podatku od wartości towarów lub usług, a nie samą wartość tego towaru/usługi (które zakupiliśmy bądź sprzedaliśmy), która
• dotyczy TYLKO tych towarów i usług, które zakupiliśmy od innych i są udokumentowane fakturą VAT (o tym, czym jest FVAT możesz przeczytać w art. 106-108 Ustawy o podatku od towarów i usług)
• niezależnie od tego, kiedy wartość samych towarów i usług stanie się kosztem/przychodem do celów podatku dochodowego.

W dużym uproszczeniu, dla naszego przykładu podstawą do wyliczenia podatku dochodowego będzie różnica między:

• wartością naszej usługi dla klienta, czyli 15.000
• a wartością zakupionych środków do wyświadczenia tej usługi, czyli 10.000
• oraz innymi kosztami, np. kosztem wynagrodzenia pracownika, czyli 3.000.

Przy stawce 19%, da nam to 380 podatku do zapłacenia, wyliczone jako 2.000 pomnożone przez 19%.

Natomiast, podstawą do wyliczenia podatku VAT będzie różnica między:

• podatkiem VAT od wartości naszej usługi dla klienta, czyli 3.450 (23% pomnożone przez 15.000)
• a podatkiem VAT od zakupionych środków do wyświadczenia tej usługi, czyli 2.300 (23% pomnożone przez 10.000).

Da nam to 1.150 podatku do zapłacenia.

Jak VAT krąży w gospodarce

Zanim podpowiemy Ci, jak zaplanować płatności z tytułu VATu, wyjaśnimy Ci generalne zasady tego, kto i kiedy go płaci. Charakterystyczne dla podatku VAT jest to, że zanim trafi on do Urzędu Skarbowego, krąży pomiędzy przedsiębiorcami. Przypomnij sobie przykład z krzesłem. Stolarz wystawi fakturę za przygotowanie nóg do krzesła na rzecz producenta krzeseł w wysokości wartości tej usługi (kwota netto na fakturze) powiększonej o wartość podatku VAT. Producent krzeseł zapłaci łączną wartość (brutto) stolarzowi.

Czyli producent krzeseł zapłaci VAT od otrzymanej faktury do stolarza a nie bezpośrednio do urzędu skarbowego. Dopiero ten stolarz odprowadzi VAT od swojej faktury fiskusowi. Przy czym, zgodnie z tym jak przesuwa się wartość dodana, kwotę VATu pomniejszy o VAT, który to znowu musiał zapłacić właścicielowi tartaku. Zaś właściciel tartaku sam zapłaci VAT od swojej sprzedaży.

I tak cały łańcuch przedsiębiorców przelewa sobie VAT, zanim trafi on do urzędu skarbowego. Czyli każdy z tych przedsiębiorców przez jakiś moment może obracać nie swoimi pieniędzmi, czyli VATem, który dostał od swojego odbiorcy. Z drugiej też jednak strony, muszą oni zapłacić VAT swojemu dostawcy, od tego, co zakupili, zanim pomniejszy on ich zobowiązanie do US.

Reasumując:

• jeżeli wystawiłeś fakturę VAT na klienta, on regulując Twoją należność zapłaci Ci kwotę netto oraz VAT. Dopiero w kolejnym kroku Ty odprowadzisz ten VAT do urzędu skarbowego.
• gdy płacisz za fakturę swojemu dostawy, przelewasz mu też VAT, który to on musi odprowadzić do urzędu skarbowego. Dopiero potem urząd zwróci Ci ten podatek.

Jeżeli nie miałbyś żadnych oVATowanych zakupów, całą wartość VATu od sprzedaży, będziesz musiał oddać. Jeżeli jednak dokonałeś również oVATowanych zakupów, do urzędu zwrócisz tylko różnicę.

Podatek VAT płaci ostateczny konsument. Ty, jako przedsiębiorca, tylko pośredniczysz w jego odprowadzeniu do urzędu skarbowego.

VAT a płynność TWF

Taki sposób rozliczania VATu powoduje, że często przedsiębiorcy, jeżeli odpowiednio dobiorą metodę rozliczania VATu, mogą w krótkim terminie finansować swoją działalność pieniędzmi, które są winni fiskusowi. Co więcej, są to pieniądze Skarbu Państwa. Brzmi poważnie :). Wyjaśnijmy to na przykładzie.

Właściciel firmy transportowej wystawił fakturę na 18.450, która zawiera w sobie 15.000 przychodu firmy oraz 3.450 VATu. Spedycja zapłaciła mu już po kilku dniach. VAT od tej faktury będzie musiał zapłacić dopiero w kolejnym miesiącu. Zatem przedsiębiorca może z tych pieniędzy dowolnie korzystać przez kilkanaście albo kilkadziesiąt dni. Może np. regulować inne zobowiązania albo nadwyżkę przekazać na krótkoterminową lokatę bądź też czasowo pomniejszyć kwotę kredytu w rachunku bieżącym.

I tu jest haczyk – wielu przedsiębiorców traktuje całą zapłatę za fakturę, jak swoje pieniądze. Nic bardziej mylnego. Otrzymana od kontrahenta kwota VATu to tylko „pożyczka”, którą niedługo trzeba będzie oddać. Jeżeli będziesz świadomy, jak działa podatek VAT i będziesz traktował go jak nie-swoje pieniądze, którymi jednak możesz przejściowo obracać, zapewne unikniesz ryzyka #utratypłynności przez Twoją Własną Firmę (przeczytaj o tym więcej w poście Dlaczego nie mam środków na koncie, a muszę zapłacić podatek?) A fiskus nie lubi, gdy zwlekasz z zapłatą swoich zobowiązań podatkowych.

Zaplanuj VAT do zapłaty

Jak wynika z istoty tego podatku, jego wielkość będzie co do zasady zależała od tego, jaka jest różnica między Vatem od Twoich przychodów a Vatem od Twoich zakupów. Zatem, planując w swoich wydatkach wypływy z tytułu podatku VAT, każdorazowo musisz się zastanowić:

• ile dokonałeś zakupów, od których odliczysz VAT
• a ile wystawiłeś faktur sprzedaży.

Pamiętaj! przy tym, że nie wszystkie zakupy są oVATowane (np. opłata polisy AC bądź składka członkowska na rzecz stowarzyszenia przewoźników).

Na pewno planując te wypływy z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem, nie jesteś w stanie zrobić tego z aptekarską dokładnością. Możesz jednak się pokusić o pewne prognozy, które zaplanujesz w swoim budżecie przepływów. Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci adekwatnie ująć planowane wypływy z tytułu podatku VAT w danym miesiącu, dzięki którym unikniesz zaskoczeń, gdy zbliża się termin 25:

• poproś kogoś z Twojego biura księgowego o pomoc w zaplanowaniu swoich płatności VAT. Bardzo pomocne tu będzie bieżące wprowadzanie dokumentów do systemu księgowego (o różnych ułatwieniach w prowadzeniu księgowości pisałyśmy w poście Świat DIGITAL wkracza do księgowości)
• już na początku miesiąca spróbuj oszacować kwotę VATu do zapłaty. Przychody już pewnie masz, VAT od stałych, comiesięcznych kosztów też, więc do wyliczenia pozostaje głównie VAT od kosztów, które bezpośrednio zależą od wielkości sprzedaży. Zależnie od tego, jaką metodą obliczasz VAT, na tym etapie jesteś jeszcze w stanie wpłynąć na wielkość zobowiązania w nadchodzącym miesiącu.
• przeanalizuj ostatnie 12 miesięcy i zastanów się, na ile te płatności są przewidywalne i możesz je przyjąć z pewną dozą ogólności jako planowany wypływy na kolejne 12 miesięcy (analogicznie jak byś to zrobił w odniesieniu do jednego miesiąca, tyle, że planowane przychody musisz wtedy oszacować, a w ślad za nimi koszty, których wysokość od tej sprzedaży zależy)
• jeżeli planujesz zakup istotnych środków trwałych albo innych wartościowych przedmiotów bądź usług (np. remont biura albo naprawę istotnej maszyny), może uda Ci się dostosować czas tego zakupu do miesiąca, w którym planujesz wysoką sprzedaż.
• może jakiegoś zakupu albo sprzedaży możesz dokonać w kolejnym miesiącu i w ten sposób wpłynąć na swoje zobowiązanie podatkowe. Jak już wcześniej napisałyśmy, VAT od zakupu pomniejszy Twoje zobowiązanie wobec urzędu.

Gdy nadchodzi 25 danego miesiąca

A co możesz zrobić, żeby zabezpieczyć środki pod zapłatę VATu, szczególnie jeżeli posiadasz nadwyżki finansowe?

• w pierwszej kolejności możesz zaplanować VAT w ogólnym harmonogramie płatności (co opisałyśmy powyżej)
• gdy otrzymasz od kontrahenta zapłatę, VAT od wystawionej przez Ciebie faktury możesz od razu przelewać na konto oszczędnościowe. W ten sposób skumulujesz pewną kwotę, która będzie zabezpieczeniem płatności Twojego podatku. Taka metoda sprawdza się szczególnie, gdy świadczymy usługi, a nie mamy wysokich kosztów udokumentowanych fakturą VAT.
• jeżeli jednak Twoje oVATowane zakupy też są wysokie, przy wpływie każdej faktury kosztowej, odpowiednią kwotę VATu możesz przelewać z powrotem na konto bieżące
• jeżeli Twoja działalność jest stabilna i porównywalna w każdym miesiącu, przez co kwoty VAT do zapłaty co miesiąc są podobne, możesz pierwsze płatności otrzymane w danym miesiącu zabezpieczyć w tej oczekiwanej wysokości właśnie na spłatę tego zobowiązania w 25 dniu.

Żadna z tych metod nie jest idealna ani super dokładna. I też nie o to chodzi. Zarządzanie płatnością VAT ma przede wszystkim na celu zapewnić ciągłość finansowania Twojej Własnej Firmy. A jak już nie raz pisałyśmy, to właśnie od utraty płynności, a nie od utraty kluczowego klienta, najczęściej zaczynają się problemy firmy. Jak temu zaradzić, dowiesz się z postu Dlaczego wciąż zaskakują Cię (nie)zaplanowane wydatki?

Jest oczywiście jeszcze inna metoda. Przy planowaniu VATu możesz po prostu nic nie planować. Ale nie polecamy tej metody 😉 Może przy wprowadzeniu niewielkich rozwiązań, jesteś w stanie w jakiś stopniu uniknąć „przerzucania gorących garnków” w terminie płatności VATu?

Przepisy VAT

W praktyce rozliczenia z VATem nie są aż tak proste i jednoznaczne. Natomiast mamy nadzieję, że po dzisiejszej lekturze będziesz już wiedział, o co zapytać księgową. Krótka ściąga od nas, jak możesz się przygotować do tej rozmowy poniżej:

• jeżeli Twoi odbiorcy mają bardzo długi termin płatności (powyżej jednego miesiąca), z pewnością bardziej odpowiednia będzie dla Ciebie metoda kasowa rozliczania VATu (czyli tylko od tych faktur, które są zapłacone). Nie będziesz wtedy musiał odprowadzać VATu zanim nie zapłaci go Tobie Twój odbiorca
• jeżeli natomiast dokonujesz sprzedaży gotówkowej, rozważ tradycyjną metodę (tzw. memoriałową), dzięki czemu płatności VATu będziesz dokonywał na bieżąco i nie będą dla Ciebie zaskoczeniem
• jeżeli Twoje zakupy i przychody są mocno nieregularne, warto zastanowić się nad kwartalnym rozliczaniem VATu, ponieważ VAT płacimy narastająco. Dzięki temu możesz uniknąć zapłaty wysokiej wartości podatku w jednym miesiącu, żeby znowu nie płacić go wcale w kolejnym.
• jeżeli co miesiąc z Twoich rozliczeń wychodzi podobna kwota VATu do zapłaty, warto rozliczać się z fiskusem co miesiąc, żeby nie kumulować dużych płatności co 3 miesiące
• zastanów się, czy Twoi kontrahenci stosują SPLIT payment (metodę podzielonej płatności) i w efekcie nie jesteś w stanie obracać środkami z VATu
• dowiedz się, czy Twoje usługi są objęte mechanizmem odwrotnego obciążenia (np. dla usług budowlanych, malarskich, tynkarskich itd.).

Porozmawiaj ze swoją księgową, który model rozliczania VATu będzie dla Ciebie najbardziej odpowiedni. Wybór danej metody bezpośrednio zależy od specyfiki działalności Twojej firmy….ale też od samodyscypliny w kontrolowaniu wpływów i wypływów Twojej Własnej Firmy.

Zacznij już od dziś planować VAT!

K&K

Słowniczek pojęć:

– VAT należny (do urzędu skarbowego) – VAT od Twojej sprzedaży, który musisz zapłacić fiskusowi

– VAT naliczony (od urzędu skarbowego) – VAT od Twoich zakupów, który odda Ci fiskus.